Perguntas frequentes

Formulários ficam presos à versão do fluxo. Depois de publicar a versão nova do formulário, republique o fluxo (há o botão Republicar processos que usam este formulário). Mesmo assim, só processos novos usam o formulário novo; os em andamento seguem com o antigo.

Não. A opção “Migrar processos…” aparece desabilitada. Processos terminam na versão em que nasceram. Se a mudança é urgente, desative a versão antiga para novos processos e trate os antigos manualmente (ou cancele e reinicie, se o negócio permitir).

Não se apaga versão. Desative a versão na lista de versões do fluxo (permissão Publicar processo). Ninguém mais inicia nela. Um fluxo inteiro só pode ser excluído se nunca teve processo.

No Autoflow, raias são só visuais. Quem recebe a tarefa é definido no grupo candidato (cargo pos:CARGO, departamento dept:id) ou no responsável (${initiator}) de cada tarefa de usuário.

Três causas comuns: (1) uma etapa automática falhou e virou incidente — veja Monitoramento › Incidentes; (2) a tarefa tem um grupo candidato sem ninguém vinculado naquela unidade; (3) o processo está esperando um retorno externo ou um timer. A aba Tarefas e a Linha do tempo do processo mostram onde ele está.

Grave a origem num parâmetro de saída da tarefa que devolve (ex.: origem = AUTORIZAR_PROPOSTA) e, depois da correção, use um gateway que testa ${origem == 'AUTORIZAR_PROPOSTA'} para voltar ao ponto certo. É o padrão usado no fluxo “Venda de veículo novo”.

Pode e deve: um por desfecho de negócio (“Venda concluída”, “Cliente desistiu”, “Recusado”). O nome aparece na linha do tempo e facilita medir resultados.

O validador bloqueia erros como: processo não executável, sem “History Time to Live”, sem evento de início ou com mais de um início simples, chave do processo diferente da informada, tarefa de serviço que não é “external”, formulário inexistente, Solicitação de documentos sem requisito, regra não escolhida ou não publicada. A mensagem diz qual elemento corrigir.

Para evitar que duas pessoas do mesmo cargo trabalhem na mesma tarefa. Assumir tira a tarefa da fila dos colegas. Não existe concluir sem assumir.

Um supervisor com Reatribuir tarefa usa a aba Todas da caixa de tarefas e reatribui. Tarefas “do iniciador” (sem grupo candidato) só saem por reatribuição.

Verifique se ele tem vínculo numa unidade da organização (sem vínculo, entra e não vê nada), se a unidade ativa é uma filial (caixa de tarefas exige filial) e se o cargo tem a permissão Início.

O e-mail é enviado pelo Keycloak. Confira caixa de spam, o endereço digitado e se o SMTP do ambiente está configurado. O convite fica em Convites como pendente; é possível cancelar e convidar de novo. O suporte também pode Reenviar convite pelo Console Super.

Não. Um usuário com dois vínculos. Ela troca a unidade ativa no seletor do topo; em cada unidade vale o cargo daquele vínculo.

Com Entrar como no painel do usuário (permissão Entrar como outro usuário). Só para níveis abaixo; o subordinado é avisado e a auditoria registra o administrador real.

Por padrão o e-mail sai para tarefa atribuída, encaminhada, prazo próximo e vencido, processo concluído e cancelado, e para a maioria dos avisos de documentos. Cada pessoa ajusta em Notificações › Preferências (no app, e-mail, push), por organização.

Não. A política do requisito é congelada quando cada solicitação abre. Mudanças valem para as próximas solicitações.

Não. Só o documento reprovado volta, com o motivo (obrigatório). O reenvio gera nova versão do arquivo e só ele refaz a cadeia de validação.

Depende de Anexos permitidos configurados para aquele fluxo (tipos, com ou sem validação, janela) e da permissão Tipos e modelos de documento. Por padrão, só o Administrador do grupo tem essa permissão.

Não. Assinatura digital, OCR e validade de documentos estão fora do escopo atual. O Assistente de IA pode ler um PDF ou imagem enviado no chat da tarefa e sugerir o preenchimento dos campos.

Vale para todo processo que ainda vai passar pela tarefa de regra, inclusive os que começaram antes. Decisões já tomadas ficam gravadas.

Em Organização › Calendário, com a unidade da filial, use Nova data (com “Repete todo ano” se for fixo). Feriados nacionais já são automáticos; Carnaval, Cinzas e Corpus Christi são ligados no grupo.

O Autoflow segue a regra do CPC: o dia do começo não conta e, se o fim cair em dia não útil, vai para o próximo dia útil. Confirme com o cliente a regra que ele usa e se faltou cadastrar algum feriado local. Alterar o calendário não recalcula prazos já gravados.

Não. O calendário trabalha com dias. O SLA de documentos é em horas corridas.

Sim, no Portal Autoflow, mas ele não se cadastra sozinho: recebe convite quando é incluído num processo (por e-mail, ou por link copiado e enviado por outro canal, com ativação por código enviado ao e-mail).

Não. Ele vê as próprias etapas, os marcos do andamento, os documentos liberados ao papel dele e as próprias respostas. Nunca vê responsáveis, departamentos, variáveis internas ou outros participantes.

Sim, pela API pública com uma chave de integração (criada no assistente de Nova integração). O ERP também recebe eventos por webhook assinado e pode enviar mensagens para processos que estão aguardando retorno.

Sim, com SSO pelo Keycloak (um client por sistema) e, opcionalmente, a tarefa aberta numa janela embutida, a partir de origens autorizadas configuradas na integração.

Não. Existe a integração genérica (API, webhooks, blocos de envio e espera) e o parceiro gerenciado de despachante para o segmento Concessionária. Conectores específicos estão pendente.

O isolamento é feito em três camadas: token de identidade, filtros da aplicação e Row-Level Security no próprio banco, com um usuário de banco que não pode ignorar a regra.

O suporte só acessa com um atendimento aberto com motivo (60 minutos, renovável), com dados pessoais mascarados. Revelar exige motivo. Tudo aparece na Auditoria da sua organização como “Suporte da plataforma”. O suporte não conclui tarefas, não inicia processos e não aprova documentos.

O próprio participante pode Encerrar conta no portal: o cadastro é anonimizado e o acesso removido. A organização mantém os registros dos processos (snapshots do vínculo) conforme a base legal dela. Para dados dentro de processos internos, avalie com o encarregado de dados do cliente — não há exclusão seletiva de variáveis pelo produto.

O histórico do motor segue o “History Time to Live” do fluxo (180 dias no modelo padrão; ajuste conforme a política do cliente). Respostas de tarefas concluídas: 180 dias. Auditoria da plataforma: 5 anos. Para órgãos públicos, alinhe com a tabela de temporalidade documental antes de publicar.

Da organização. O administrador do grupo configura o provedor (OpenAI ou Google Gemini), o modelo e a chave em Configurações › Assistente de IA. A chave fica cifrada. A tela avisa que os dados da tarefa aberta e os anexos do chat são enviados ao provedor escolhido.

O app web funciona no navegador do celular, com notificações push por dispositivo (ativadas em Meu perfil). Há menções a um app Android no projeto, com máscaras de segmento ainda pendente.

O painel Métricas (com matriz ativa) exporta cada gráfico em CSV, PNG e JPG. Relatórios assíncronos e painéis personalizados estão pendente. Para análises avançadas, use os webhooks para alimentar um BI.