AutoflowTrilha 09 · Método de implantação
Fase 1–2: diagnóstico e escopo
As duas primeiras fases respondem a duas perguntas — "como esta organização funciona?" e "por onde vale a pena começar?". Aqui você aprende a conduzir a reunião de abertura, montar o inventário de processos, priorizar, definir indicadores e fechar o escopo.
O que é o diagnóstico (e o que não é)
O diagnóstico é uma fotografia da organização do ponto de vista dos processos: quais existem, quanto rodam, quem participa, onde dói. Não é ainda o mapeamento detalhado (isso é a fase 3). Você está olhando de cima, em largura, não em profundidade.
Clientes chegam dizendo “queremos automatizar tudo” ou “o problema é o processo X”. Nos dois casos, você ainda não sabe se o processo X é o que dá mais retorno, nem se a organização está pronta para ele. O diagnóstico evita que o piloto seja escolhido pela pessoa que fala mais alto.
A reunião de abertura
É o primeiro contato formal com a equipe do cliente. Dura de 60 a 90 minutos e tem três objetivos: alinhar expectativas, apresentar o método e marcar as próximas conversas.
- Abertura pelo patrocinador (5 min) Ele explica por que o projeto existe e pede o engajamento das áreas.
- Objetivo do projeto (10 min) O que o cliente espera: reduzir prazo, ter rastreabilidade, eliminar papel, atender exigência legal. Escreva a frase de objetivo em conjunto.
- Como vamos trabalhar (15 min) Apresente as 8 fases em uma página, os papéis e os ritos. Deixe claro o que você vai pedir de cada um (tempo, documentos, acessos).
- Demonstração curta do Autoflow (15 min) Um processo simples rodando: iniciar, tarefa na caixa, documento, linha do tempo. O objetivo é mostrar o destino, não vender funcionalidades.
- Primeiras perguntas de diagnóstico (20 min) Use o roteiro abaixo com os gestores presentes.
- Próximos passos (10 min) Agenda das entrevistas, lista de documentos a enviar, data do comitê.
Na demonstração, use um processo do mesmo tipo de negócio do cliente. Para uma concessionária, a venda de veículo; para uma prefeitura, um requerimento com protocolo. A pessoa precisa se ver na tela.
Perguntas de diagnóstico
Organize as perguntas em quatro blocos. Você não precisa fazer todas na abertura — use-as nas entrevistas com gestores durante a primeira semana.
Organização
- Como a organização está dividida? Há unidades (lojas, filiais, regionais, secretarias)?
- Quais áreas funcionais existem (financeiro, jurídico, protocolo)? Elas atendem todas as unidades?
- Quem aprova o quê? Existem alçadas formais (valores, níveis)?
As respostas viram diretamente a estrutura do Autoflow: unidades viram matrizes e filiais, áreas viram departamentos, funções e alçadas viram cargos com nível e escopo. Anote tudo desde já.
Processos
- Quais são os processos que mais consomem tempo da equipe?
- Quais geram mais reclamação (de clientes, cidadãos, órgãos de controle)?
- Quais dependem de documentos que circulam por e-mail ou papel?
- Quais têm prazo legal ou contratual?
Sistemas
- Que sistemas são usados hoje (ERP, sistema de protocolo, planilhas, e-mail)?
- Algum sistema precisa iniciar processos ou receber o resultado deles?
- Quem é o responsável técnico por esses sistemas?
Restrições
- Há exigências legais específicas (LGPD, sigilo, transparência, normas do setor)?
- Há datas críticas (fechamento, auditoria, eleição, safra) em que não se pode mudar nada?
- Há resistência conhecida a mudanças? De quem?
O inventário de processos
O inventário é uma lista de todos os processos que você ouviu falar, com alguns atributos. Ele é o principal entregável da fase 1 e o insumo da priorização.
| Processo | Área dona | Volume/mês | Áreas envolvidas | Dor principal |
|---|---|---|---|---|
| Reembolso de despesas | Financeiro | 120 | 3 | Notas perdidas, atraso no pagamento |
| Admissão de colaborador | RH | 8 | 5 | Documentos incompletos, acesso de TI atrasado |
| Compra de materiais | Compras | 200 | 3 | Aprovações esquecidas |
| Alvará de funcionamento | Fiscalização | 60 | 4 | Prazo legal estourado, cidadão sem retorno |
Não tente detalhar cada processo no inventário. Uma linha por processo, com o que você sabe. É normal sair da primeira semana com 20 a 40 linhas. O valor está em ver o conjunto.
Priorizar: por onde começar
Com o inventário em mãos, você escolhe a onda 1 (o piloto). O critério não é “o mais importante”, é a combinação de impacto alto com complexidade controlável.
Por que não começar pelo mais complexo? Porque o piloto tem uma missão além de automatizar: criar confiança. Uma vitória visível em 8 semanas abre portas para os processos difíceis. Um piloto que arrasta por 6 meses fecha portas.
Use a matriz abaixo em reunião com o cliente. Ajuste as notas juntos — a conversa sobre cada nota é tão valiosa quanto o resultado.
O que costuma dar um bom piloto no Autoflow:
- Muitas passagens entre áreas — é onde a caixa de tarefas elimina o “com quem está?”.
- Documentos a coletar e validar — a Solicitação de documentos resolve rodadas de correção com rastreabilidade.
- Prazos — o cálculo em dias úteis e as notificações de vencimento dão resultado imediato.
- Regras de alçada claras — viram uma regra DMN fácil de explicar.
- Pouca dependência de integração — integração pode vir na onda 2.
Cuidado com processos que dependem de assinatura digital com certificado ICP-Brasil: o Autoflow não tem assinatura digital nativa. Se a assinatura é etapa central, avalie se ela pode ficar fora do sistema (assinada externamente e anexada como documento) antes de escolher o processo para o piloto.
Indicadores e linha de base
Para cada processo da onda 1, defina de 2 a 4 indicadores e meça o valor atual (a linha de baseLinha de base — Medição dos indicadores ANTES da mudança. Sem ela é impossível provar ganho.).
| Indicador | Como medir hoje | Como o Autoflow mede depois |
|---|---|---|
| Tempo médio de ciclo | Amostra de 20 casos: data de entrada × data de conclusão | Métricas da matriz: tempo médio por tipo de processo |
| % concluídos no prazo | Amostra; planilha de controle | Prazo das tarefas + notificações de vencido |
| Taxa de devolução por documento | Contar e-mails de “falta documento” | Rodadas da Solicitação de documentos |
| Volume mensal | Planilha, protocolo, sistema | Métricas: concluídas/em andamento por período |
Indicador sem linha de base não prova nada. Se hoje o reembolso leva “uns 20 dias” e depois leva 7, você só consegue afirmar isso se mediu os 20 antes. Uma amostra de 20 a 30 casos reais, tirada de e-mails ou planilhas, já é suficiente.
O termo de escopo
O termo fecha a fase 2. É um documento de 1 a 2 páginas assinado pelo patrocinador. Ele contém: objetivo, processos da onda 1 (e o que fica fora), indicadores e linha de base, papéis nominais, premissas (disponibilidade, acessos, ambiente), cronograma e critérios de aceite. Há um modelo pronto em Modelos e checklists.
Resumo
- O diagnóstico é uma visão em largura: estrutura, processos, sistemas e restrições.
- As respostas sobre estrutura já antecipam a configuração do Autoflow (unidades, departamentos, cargos).
- O inventário lista todos os processos com volume, áreas e dor; a priorização escolhe a onda 1.
- Bom piloto = impacto alto + complexidade controlável + vitória visível em poucas semanas.
- Indicadores só valem com linha de base medida antes da mudança.
- O termo de escopo assinado encerra a fase 2 e protege o projeto do escopo que cresce.