AutoflowTrilha 05 · Área da empresa
Notificações, métricas e auditoria
Depois que o processo roda, três perguntas aparecem — "como fico sabendo?", "como está indo?" e "quem fez isso?". Notificações, Métricas, Incidentes e Auditoria respondem cada uma.
Notificações
Canais
- No app — o sino no cabeçalho e a página Notificações (abas Caixa de entrada e Preferências; filtros Todas/Não lidas; ações em lote).
- E-mail — enviado pelo SMTP configurado na implantação.
- Push — notificação do navegador/celular. Cada pessoa ativa por dispositivo em Meu perfil › Notificações neste dispositivo. O push só sai se o “No app” daquele tipo estiver ligado. Clicar no push abre o destino e marca como lida.
Preferências
Cada usuário escolhe, por tipo de notificação, em quais canais quer receber. As preferências “Valem para a organização ativa.” Tipos que dependem de permissão (incidente, novo usuário, falha de integração) só aparecem para quem tem a permissão.
Veja os padrões de fábrica (mude para simular a preferência de um usuário):
Excesso de e-mail faz as pessoas criarem regra para mandar tudo para a lixeira — e aí perdem o que importa. O padrão liga e-mail só para o que exige ação (tarefa atribuída, prazo, documento) e para o fim do processo. Ensine o cliente a usar a caixa de tarefas como fonte principal e o e-mail como alerta.
A auditoria funcional registrou casos de notificações não chegando a usuários operacionais (BUG-015). Teste o recebimento com um usuário de cada cargo antes do go-live, e confira se o SMTP está configurado.
Métricas
Com uma matriz ativa e analytics.read, a rota Início mostra Métricas: “Volume e tempo das solicitações desta matriz.”
- Filtros: período, Tipo de processo, Filial, Estado.
- Indicadores: Em andamento, Concluídas, Canceladas, Suspensas, Incidentes abertos, Tempo médio.
- Gráficos: rosca por estado; barras Por tipo e Por filial (volume ou tempo médio).
- Com um tipo de processo selecionado, aparecem as dimensões e medidas declaradas no fluxo (soma/média), e dá para filtrar por um campo de data.
- Cada gráfico exporta CSV, PNG e JPG.
Para isso funcionar, configure em Modelagem › Fluxos › (linha) › Configurar métricas: campos do formulário publicado viram Dimensão (lista, opções, caixa), Medida (número) ou Período (data).
Reembolso: Dimensão = categoria (viagem, material, curso); Medida = valor; Período = data da despesa. O gestor vê “quanto foi reembolsado por categoria por filial no trimestre” — sem planilha.
Os números são atualizados por uma sincronização a cada ~1 minuto. pendente Não há painel personalizável, exportação geral nem relatórios agendados (o módulo de relatórios existe mas está vazio). Planeje o acompanhamento de indicadores do projeto com esses limites — para KPIs mais elaborados, exporte CSV.
Incidentes
Monitoramento › Incidentes (incident.read): “Falhas de execução abertas no motor de processos.”
Um incidenteIncidente — Falha técnica que parou um processo (ex.: integração fora do ar, gateway sem saída). Aparece em Monitoramento › Incidentes e pode ser retentado. é um processo parado por falha técnica: integração fora do ar, gateway sem caminho válido, requisito desativado, regra que devolveu algo inesperado. Colunas: Processo, Referência, Atividade, Tipo (Job / External task), Mensagem, Quando.
| Ação | Quando usar | Permissão |
|---|---|---|
| Retentar | A causa foi resolvida (ex.: o sistema externo voltou) | incident.retry |
| Pular | Etapa automática que pode ser dispensada (só external task) | incident.skip |
| Corrigir variáveis | O dado estava errado (JSON) — corrige e retenta | incident.patch |
Incidente é o motor dizendo “não sei continuar”. Ele não some sozinho e o processo fica parado até alguém agir. Na operação assistida (pós go-live), olhe esta tela todo dia. Um incidente esquecido é um cliente esperando.
- Leia a mensagem e abra o processo (diagrama mostra onde parou).
- Descubra a causa: configuração (requisito desativado, regra), dado (variável errada) ou externa (parceiro fora do ar).
- Corrija a causa primeiro — senão o retentar falha de novo.
- Retente ou corrija variáveis. Se não resolver, escale para o suporte da plataforma (Console Super).
Auditoria
Monitoramento › Auditoria (audit.read): “Histórico de alterações do sistema.”
- Filtros: Entidade (Documento, Solicitação de documentos, Processo, Integração, Chave/Webhook/Entrega de integração, Suporte da plataforma, Usuário), ID da entidade, período De/Até e “Feito como outro usuário”.
- Colunas: Data, Ação, Entidade, Usuário, Filial. O detalhe mostra Antes / Depois / Request e os recursos relacionados.
- Tudo o que o suporte da plataforma faz no tenant aparece aqui, rotulado “Suporte da plataforma”, com o motivo.
limitação A auditoria funcional registrou que algumas alterações administrativas ainda não são auditadas (BUG-013). Se o cliente tem exigência formal (órgão público, compliance), valide com ele o que aparece e o que não aparece.
Auditoria + linha do tempo + respostas das tarefas formam a trilha que o controle interno e os tribunais de contas pedem. Mostre ao cliente como filtrar por processo e por usuário — e que até o suporte do fornecedor deixa rastro.
Resumo
- Notificações: no app, e-mail e push, com preferências por tipo e por organização.
- Métricas: só com matriz ativa; ganham poder com dimensões e medidas configuradas no fluxo.
- Incidentes: processos parados por falha técnica — corrigir a causa, depois retentar/pular/corrigir variáveis.
- Auditoria: antes/depois de cada alteração, inclusive ações do suporte e de “Entrar como”.