AutoflowTrilha 09 · Método de implantação
Fase 7–8: go-live e melhoria
Virar a chave é um evento de um dia; fazer o sistema pegar leva semanas. Esta lição cobre o checklist de produção, a comunicação, a operação assistida com uma rotina diária de monitoramento e o ciclo de melhoria contínua que leva à próxima onda.
O go-live
O go-live é o momento em que o processo passa a rodar oficialmente no Autoflow, em produção, com todos os usuários. Ele tem três ingredientes: um ambiente de produção conferido, uma comunicação clara e um plano de suporte para as primeiras semanas.
As primeiras duas semanas definem a percepção do sistema. Se uma tarefa some, um prazo vem errado ou ninguém responde a uma dúvida, os usuários voltam para o e-mail e a planilha — e fica muito mais difícil trazê-los de volta. A operação assistida existe para resolver problemas antes que eles virem opinião.
Quando fazer
- Evite véspera de feriado, fechamento de mês, auditoria, pico sazonal, período eleitoral (em órgão público) e sextas-feiras.
- Prefira começo de semana, com o consultor disponível e o patrocinador ciente.
- Defina com o cliente o que acontece com os casos em andamento no processo antigo: em geral, terminam no modo antigo e só os casos novos entram no Autoflow. Fixe uma data a partir da qual o modo antigo não aceita mais casos.
Checklist de produção
Comunicação
A mudança precisa ser anunciada por quem tem autoridade, não pelo consultor. Um bom comunicado do patrocinador tem cinco partes: o que muda, a partir de quando, por que (o benefício para quem lê), o que cada um precisa fazer (aceitar o convite, escolher a filial, ativar notificações) e onde pedir ajuda. Há um plano de comunicação para copiar em Modelos e checklists.
Em órgãos públicos, formalize a mudança: portaria, ordem de serviço ou instrução normativa indicando que o processo passa a tramitar pelo sistema a partir de uma data. Isso dá respaldo aos servidores e evita a tramitação paralela em papel.
Operação assistida
Nas duas primeiras semanas, o consultor acompanha a operação todos os dias. A rotina abaixo leva de 20 a 40 minutos por dia.
- Painel de saúde (Console Super) Em Console Super › Início, veja a linha da organização: Incidentes, Suspensos, Jobs com falha, Entregas mortas e Integrações em erro. Qualquer número diferente de zero é investigado no mesmo dia.
- Incidentes no cliente Com o administrador do cliente, abra Administração › Monitoramento › Incidentes. Entenda a causa (mensagem, atividade) antes de Retentar. Um incidente que se repete indica defeito de modelagem ou de configuração.
- Tarefas paradas Com um gestor que tenha a aba Todas, procure tarefas antigas em Disponíveis que ninguém assumiu: indicam cargo sem pessoas, pessoa sem vínculo na unidade ou desconhecimento.
- Prazos vencidos Ordene a caixa por Prazo. Vencidos em série apontam para prazo mal dimensionado ou gargalo real.
- Convites e acessos Na aba Convites, cobre quem ainda não ativou a conta.
- Dúvidas do dia Registre cada pergunta recebida. As que se repetem viram FAQ e ajuste no treinamento.
Para investigar um processo específico no Console Super, é preciso abrir um atendimento na organização (motivo obrigatório, dura 60 minutos, renovável). O administrador do cliente vê esse acesso na auditoria, rotulado “Suporte da plataforma”. Variáveis aparecem mascaradas; revelar exige permissão de operador e também fica registrado. Use o Super para diagnosticar e as operações do catálogo (Retentar, Reatribuir, Reenviar) só quando o cliente não puder resolver pelo próprio app.
Problemas típicos das primeiras semanas
| Sintoma | Causa provável | Ação |
|---|---|---|
| “Não vejo minha tarefa” | Filial ativa errada, vínculo na unidade errada ou cargo sem a permissão Início | Conferir o seletor de unidade e o vínculo do usuário |
| Tarefa parada em Disponíveis | Nenhuma pessoa com aquele cargo naquela unidade | Convidar/ajustar vínculos; Reatribuir o caso parado |
| Processo parado sem tarefa | Incidente (gateway sem saída, integração falhou) | Monitoramento › Incidentes; corrigir a causa e retentar |
| Prazo errado | Feriado local não cadastrado | Cadastrar no calendário; ajustar casos já calculados manualmente |
| Formulário antigo aparecendo | Formulário publicado sem republicar o fluxo | Republicar o fluxo (vale para processos novos) |
| Usuário entra e não vê nada | Conta sem vínculo na organização | Adicionar vínculo em Usuários |
Melhoria contínua
Terminada a operação assistida, o projeto entra na fase 8. O ritmo muda de diário para mensal.
Medir e comparar
Depois de 30 a 60 dias de operação, compare os indicadores com a linha de baseLinha de base — Medição dos indicadores ANTES da mudança. Sem ela é impossível provar ganho.. Fontes no Autoflow:
- Métricas (com uma matriz ativa e a permissão de Analytics): em andamento, concluídas, canceladas, tempo médio, por tipo de processo e por filial; dimensões e medidas configuradas no fluxo; exportação dos gráficos em CSV/PNG.
- Linha do tempo de cada processo: duração de cada etapa, para achar o gargalo.
- Rodadas de documentos: quantas vezes os documentos voltaram.
pendente Relatórios assíncronos e painéis personalizáveis ainda não existem; para análises mais finas, exporte os gráficos ou use os webhooks de uma integração para alimentar uma ferramenta de BI do cliente.
Ajustar sem quebrar
| Tipo de mudança | Como fazer | Efeito nos processos em andamento |
|---|---|---|
| Limite de alçada, prazo por tipo | Nova versão da regra e publicar | Vale na próxima avaliação de todos os processos, inclusive em andamento |
| Campo novo em formulário | Nova versão do formulário e republicar o fluxo | Só processos novos |
| Etapa nova, caminho novo | Nova versão do fluxo | Só processos novos; os antigos terminam na versão em que nasceram |
| Novo feriado | Calendário | Só prazos calculados a partir de agora |
| Documento novo exigido | Requisito | Só solicitações abertas a partir de agora |
Toda nova versão de fluxo deve ser comunicada aos usuários e registrada no documento de configuração. Mudanças silenciosas geram a sensação de “o sistema mudou sozinho”.
Planejar a onda 2
Com o piloto rodando e os números na mão, volte ao inventário e à matriz de priorização da fase 2. Agora o cliente conhece o sistema e você conhece o cliente: é o momento de processos mais complexos, integrações e participantes externos. O relatório de resultados do piloto é o melhor argumento para a próxima onda.
Resumo
- Go-live em dia tranquilo, com produção conferida, comunicação do patrocinador e plantão agendado.
- Defina a data de corte do processo antigo; em órgão público, formalize por ato administrativo.
- Na operação assistida, monitore diariamente: painel do Super, incidentes, tarefas paradas, prazos e convites.
- Na melhoria contínua, compare com a linha de base e saiba o efeito de cada tipo de mudança nos processos em andamento.
- Os resultados do piloto abrem a onda 2.