Avaliação final

1. Estrutura. Grupo = Prefeitura (ou a Secretaria, se for o único órgão). Matriz = Secretaria de Meio Ambiente, com filiais “Atendimento Bairro A” e “Atendimento Bairro B” e a Sede (onde está o setor técnico e a diretoria). Departamentos: Protocolo, Técnico, Jurídico, Diretoria. Cargos: Protocolista (Membro/Filial/Toda a unidade; executor + participantes externos), Analista técnico (Membro/Filial na Sede; executor + aprovar documento), Parecerista jurídico (Membro/Filial na Sede), Diretor (Gerente/Matriz; executor + reatribuir + suspender + métricas), Ouvidoria (Gerente/Matriz ou Grupo; somente leitura de processos e auditoria). Feriado de 15/08 cadastrado no calendário da matriz (vale para as filiais).

Observação: como o setor técnico é único, a tarefa técnica deve ser criada numa unidade onde os analistas tenham vínculo — se os pedidos nascem nas filiais de atendimento, dê aos analistas vínculo de escopo Matriz ou vínculo nas filiais, senão eles não verão as tarefas. Esse é exatamente o tipo de detalhe a validar no simulador “Entrar como”.

2. Fluxo TO-BE. Início “Requerimento recebido” com formulário (tipo de pessoa, atividade, impacto, campo Participante externo para o requerente) → Solicitação de documentos (requisito por tipo de pessoa, quem anexa = participante externo no portal, validador = Protocolo) → gateway “Documentos aprovados?” (cancelado → fim “Pedido arquivado”) → Regra de negócio “Classificação de impacto” → Calcular prazo (15 dias úteis) → “Emitir parecer técnico” (pos:ANALISTA_TECNICO, prazo ${prazoFim}) com timer de borda não interruptivo para “Cobrar setor técnico” (Diretor) → gateway “Precisa parecer jurídico?” (${precisaJuridico}) → “Emitir parecer jurídico” (pos:PARECERISTA) → “Deferir ou indeferir” (pos:DIRETOR) → gateway → fins “Licença deferida” e “Licença indeferida”. O prazo de 30 dias para complemento é tratado pelo SLA/rodadas do requisito e por um timer interruptivo que leva ao fim “Arquivado por falta de complemento” (avaliar com a secretaria se o arquivamento é automático ou decidido por alguém).

3. Onde usar cada recurso. DMN (UNIQUE ou FIRST) para classificar impacto e definir precisaJuridico, com a base legal anotada nas linhas; DMN COLLECT para os documentos por tipo de pessoa/atividade (“Itens a pedir”); Calcular prazo para os 15 dias úteis com o feriado municipal; participante externo (papel “requerente”, andamento “Só os marcos das próprias etapas” ou “Todos os marcos”) para envio de documentos e acompanhamento; marcos: Protocolo, Análise técnica, Decisão.

4. Indicadores. Tempo médio do protocolo à decisão; % de pareceres dentro de 15 dias úteis; % de pedidos devolvidos por documentação incompleta; nº de pedidos arquivados por falta de complemento; volume mensal por unidade de atendimento. Linha de base: levantar os últimos 3 a 6 meses de e-mails/planilhas antes do go-live.

5. Homologação. (a) Pedido completo de baixo impacto até o deferimento; (b) documento reprovado e reenviado pelo requerente no portal; (c) parecer técnico que estoura o prazo, disparando a cobrança sem perder a tarefa; (d) médio impacto passando pelo jurídico; (e) prazo calculado atravessando o feriado de 15/08; (f) visão da ouvidoria e de um protocolista de outra unidade (não deve ver).