AutoflowTrilha 04 · Autoflow visão geral
O que é o Autoflow
Uma plataforma que pega um processo desenhado em BPMN e o transforma em trabalho real — tarefas na fila da pessoa certa, documentos validados, prazos em dias úteis, regras auditáveis — para várias organizações ao mesmo tempo, cada uma isolada das outras.
O problema que ele resolve
Pense em como um processo funciona sem sistema: um pedido chega por e-mail, alguém imprime, carimba, leva para outra sala, a pessoa está de férias, o papel fica numa pilha, o cliente liga perguntando, ninguém sabe onde está. Os documentos ficam em anexos espalhados. O prazo legal vence sem que ninguém perceba. No fim do mês, ninguém sabe dizer quantos pedidos entraram nem quanto tempo levaram.
O Autoflow ataca exatamente isso:
Rastreio
Cada processo tem número, etapa atual, linha do tempo com quem fez o quê e quando.
Fila certa
Cada etapa cai na caixa de tarefas do cargo ou da pessoa responsável. Ninguém precisa “lembrar de passar adiante”.
Formulários e documentos
Dados estruturados em formulários com máscaras; documentos pedidos, anexados e validados com motivo de recusa.
Prazos
Prazos em dias úteis com calendário de feriados por unidade; avisos de vencimento.
Regras explícitas
Decisões em tabelas DMN, com registro de qual regra foi aplicada a cada caso.
Métricas
Volume, tempo médio, processos por estado, por tipo e por filial.
A ideia central: o desenho executa
A maioria das empresas já desenhou processos alguma vez — num slide, num Visio, num manual. O desenho fica na gaveta e a realidade segue outro caminho. No Autoflow, o desenho é o próprio sistema: você modela o fluxo em BPMN no editor, publica, e a partir daí o motor de processos executa exatamente aquele desenho.
Veja um fluxo real do sistema — a venda de veículo novo de uma concessionária. Ative a simulação e acompanhe o token:
Cada retângulo com bonequinho é uma tarefa que aparece na caixa de alguém (vendedor, gerência comercial, contas a receber, financeiro, acessórios). Os losangos são decisões. Os blocos de documentos pedem e validam a nota fiscal e os documentos da instrução. Nada disso foi programado: foi configurado.
Para o consultor, isso muda tudo: implantar o Autoflow não é um projeto de software, é um projeto de processo. O seu trabalho é entender e redesenhar o processo do cliente, e o sistema executa. Por isso este guia ensina BPMN e DMN tanto quanto ensina o sistema.
Vocabulário: fluxo, processo, tarefa
O Autoflow usa três palavras com sentidos precisos. Use-as do mesmo jeito com o cliente desde o primeiro dia.
| Palavra | O que é | Analogia | Onde aparece |
|---|---|---|---|
| Fluxo | O modelo BPMN publicado — o desenho | A receita do bolo | Administração › Modelagem › Fluxos |
| Processo | Uma execução concreta do fluxo (o pedido nº 4521) | Um bolo assado | Menu Processos |
| Tarefa | Uma etapa humana de um processo, esperando alguém | “Bater a massa do bolo 4521” | Início (caixa de tarefas) |
Também existe a versão: cada publicação de um fluxo gera uma versão nova e imutável. Processos nascem numa versão e ficam nela até o fim. Algumas mensagens antigas do sistema ainda dizem “solicitação” no lugar de “processo” (por exemplo, a permissão “Iniciar solicitação”); são a mesma coisa.
Quando o cliente disser “o processo de compras”, ele quer dizer o fluxo. Quando disser “o processo do fornecedor X está parado”, quer dizer um processo (instância). Traduza mentalmente e responda usando os termos certos — em pouco tempo a equipe dele fala igual.
O que o Autoflow tem por dentro
O Autoflow é um produto multiempresa. Uma única instalação atende várias organizações (os tenantsTenant — Uma organização cliente isolada dentro do Autoflow. No sistema é o "Grupo". Os dados de um tenant nunca aparecem para outro.), cada uma com seus usuários, fluxos e dados completamente isolados.
Os principais blocos funcionais:
| Módulo | Para que serve |
|---|---|
| Modelagem | Editor BPMN (fluxos), formulários de tarefa, regras de negócio (DMN) |
| Caixa de tarefas e Processos | Operação do dia a dia: assumir, preencher, concluir, acompanhar |
| Documentos | Tipos de documento, requisitos (quem anexa, quem valida), anexos permitidos |
| Bases de dados | Cadastros configuráveis (fornecedores, modelos, tribunais) usados nos formulários |
| Organização | Unidades (grupo, matriz, filial), departamentos, cargos, calendário, usuários |
| Participantes externos | Clientes, fornecedores e cidadãos que atuam pelo Portal Autoflow |
| Integrações | API pública, webhooks, blocos de envio e espera de retorno, SSO com ERP |
| Monitoramento | Incidentes (falhas técnicas) e auditoria |
| Métricas | Painel de volume e tempo por matriz |
| Notificações | No app, e-mail e push |
| Assistente de IA | Ajuda a preencher formulários a partir de documentos, na tela da tarefa |
E três aplicações separadas, que você conhece na próxima lição: a área da empresa, o console de suporte (área administrativa) e o portal externo.
Segmentos: começar com conteúdo pronto
Ao criar uma organização, a plataforma pode escolher um segmento. Hoje existem dois:
- Concessionária — cargo Consultor de vendas, tipos de documento (nota fiscal, CNH, CRLV…), requisitos de emplacamento, regras de alçada de desconto e documentos por tipo de venda, modelo de fluxo de primeiro emplacamento e a integração pronta com despachante.
- Advocacia — departamentos (Contencioso, Consultivo, Administrativo), cargos (sócio, advogado, estagiário, secretária jurídica), bases (tribunais, áreas do direito, ritos), regras de prazo por ato e honorários, calendário com recesso forense e modelos de fluxo.
O segmento é escolhido uma vez e não pode ser trocado. O pacote só cria o que falta, nunca sobrescreve, e os modelos de fluxo aparecem em Novo fluxo › A partir de modelo para o cliente adaptar. Para clientes de outros ramos (inclusive órgãos públicos), cria-se a organização “Sem segmento” e a configuração é feita do zero — é para isso que serve a trilha de método deste guia.
O que o Autoflow não é
Saber os limites evita prometer o que não existe.
- Não é um ERP. Não faz contabilidade, estoque, folha. Integra-se com o ERP.
- Não é um GED completo. Guarda e valida documentos dos processos, mas não tem assinatura digital, OCR nativo nem controle de validade de documento.
- Não é um gerador de relatórios livre. O painel de Métricas é fixo; relatórios assíncronos e painéis personalizáveis estão pendente.
- Não migra processos entre versões. Processos em andamento terminam na versão em que nasceram.
- Não modela com IA no editor. O assistente de IA atua na tela da tarefa e na ajuda; o agente que desenharia fluxos pelo chat está pendente.
Resumo
- O Autoflow executa processos desenhados em BPMN: o desenho é o sistema.
- Fluxo = modelo; processo = execução; tarefa = etapa humana esperando alguém; versão = publicação imutável do fluxo.
- É multiempresa: cada organização (tenant) é isolada.
- Segmentos trazem conteúdo pronto (Concessionária, Advocacia); os demais clientes começam sem segmento.
- Conheça os limites para não prometer o que não existe.