AutoflowTrilha 05 · Área da empresa
Administração do tenant
Unidades, departamentos, cargos, usuários, tema e "Entrar como". É a fundação da implantação — se a estrutura e os cargos estiverem errados, as tarefas vão para as pessoas erradas. Configure nesta ordem.
A ordem certa
- Unidades (matrizes, filiais, dados fiscais, tema).
- Departamentos.
- Cargos com permissões e visibilidade.
- Calendário (lição “Regras de negócio e calendário”).
- Usuários — só depois que os cargos estão certos.
Convite carrega cargo e unidade. Se você convida antes de acertar os cargos, terá de editar vínculo por vínculo depois. E as tarefas dos fluxos são endereçadas a cargos e departamentos: sem eles prontos, não dá nem para modelar com segurança.
Todas essas telas ficam em Administração › Organização. Unidades, Departamentos, Cargos e Calendário exigem org.structure (que só pode ser dada a cargos de nível Admin). Usuários exige people.manage.
1. Unidades
A tela Unidades mostra a árvore com as colunas Unidade, Tipo (Grupo / Matriz / Filial / Sede) e CNPJ.
- Na linha do grupo, clique em Adicionar matriz e dê o nome. O sistema cria automaticamente a filial “Sede — <nome da matriz>”, que não pode ser removida.
- Na linha da matriz, clique em Adicionar filial para cada filial.
- Editar dados fiscais (opcional): CNPJ, Razão social, IE, IM, CEP, endereço completo. O CNPJ é único no grupo e pode ser usado por integrações para indicar a unidade.
- Personalizar tema: Logo (tema claro e tema escuro), Ícone (favicon) e Cor primária entre 11 opções (Autoflow, Azul, Ciano, Turquesa, Verde, Roxo, Magenta, Cinza, Vermelho, Laranja, Amarelo) ou “Herdar”. Imagens JPEG, PNG ou WebP até 10 MB. Herança: filial → matriz → grupo → padrão.
Não há exclusão de unidade na interface. Combine os nomes com o cliente antes de criar. Para empresas com uma única sede, crie uma matriz e opere na filial Sede.
Como desenhar a estrutura do cliente
| Situação do cliente | Estrutura sugerida |
|---|---|
| Empresa com uma sede | 1 matriz (“Empresa X”) → filial Sede |
| Rede com lojas | 1 matriz por região ou marca → 1 filial por loja |
| Grupo com várias empresas (CNPJs) | 1 matriz por empresa → filiais por estabelecimento |
| Prefeitura | 1 matriz (“Prefeitura”) → filial por secretaria que opera processos; ou matriz por secretaria se cada uma tiver gestão própria |
| Escritório de advocacia | 1 matriz por escritório/cidade → filial Sede |
Pergunta-chave para decidir: quem precisa ver os dados de quem? Matriz vê suas filiais; filiais irmãs não se veem. Se duas áreas precisam enxergar os processos uma da outra, provavelmente devem ser a mesma filial, com departamentos diferentes.
2. Departamentos
“Áreas funcionais do grupo ativo — ortogonais à árvore jurídica.” Ou seja: o departamento Financeiro existe no grupo inteiro e qualquer pessoa, em qualquer filial, pode estar nele.
Ações: Novo departamento (Nome), Renomear, Excluir. A exclusão é bloqueada se houver vínculos ativos ou se o departamento for validador em algum requisito de documentos.
Use departamento quando a tarefa deve ir para uma área, independentemente da função (dept:<id>), ou combinado com cargo (dept:<id>+pos:GERENTE).
3. Cargos
O cargo é a peça mais importante: define o que a pessoa pode fazer (permissões), onde (escopo) e o que enxerga (visibilidade). E é o principal destino das tarefas (pos:CARGO).
Novo cargo pede:
- Chave — maiúsculas, imutável (ex.:
ANALISTA_COMPRAS). É ela que vai no fluxo. - Nome.
- Nível — Admin, Gerente ou Membro. Só se gerencia quem tem nível menor.
- Escopo — Grupo, Matriz ou Filial: em que tipo de unidade o vínculo é feito.
- Visibilidade — Toda a unidade, Somente os que eu iniciar ou Cargos selecionados (os meus + os iniciados por esses cargos). Vale para tarefas, processos, incidentes e auditoria.
- Permissões em caixas por família, com “Marcar família” e “Limpar”. O administrador só pode dar permissões que ele mesmo tem.
Cargos de sistema (somente leitura): Administrador do grupo (GROUP_ADMIN, todas as permissões, não pode ser desativado) e Gerente de matriz (MATRIX_MANAGER). Pacotes de segmento trazem outros (ex.: Consultor de vendas, Advogado). Cargos e departamentos ficam guardados no Keycloak.
Explore os cargos prontos e monte um cargo para ver quais telas a pessoa enxergaria:
Cargos típicos para criar
| Perfil | Nível / Escopo | Permissões principais |
|---|---|---|
| Executor (atendente, vendedor, técnico) | Membro / Filial | Início, Concluir, Encaminhar, Iniciar, Processos (leitura) |
| Aprovador de documentos | Membro / Filial | Executor + Aprovar documento + Documentos (leitura) |
| Supervisor | Gerente / Matriz | Executor + Reatribuir, Suspender, Incidentes, Encerrar incidente, Analytics |
| Analista de processos | Admin / Grupo | Modelar processo, Bases de dados (estrutura), sem Publicar |
| Administrador do cliente | Admin / Grupo | Usar o Administrador do grupo |
- Esquecer
task.inbox: a pessoa conclui, mas não chega à caixa de tarefas. - Esperar que Suspender permita cancelar: cancelar exige
incident.terminate. - Visibilidade “Somente os que eu iniciar” em quem precisa aprovar processos dos outros: a pessoa não vê o processo inteiro.
- Novas permissões (Bases de dados, Entrar como) não entram sozinhas em cargos customizados.
4. Usuários
Abas Membros e Convites, com filtros por nome, Cargo, Departamento e Status.
- Clique em Convidar usuário.
- Informe E-mail, Cargo e Departamento.
- Escolha Matriz e/ou Filial conforme o escopo do cargo (cargo de escopo Filial pede filial; de Matriz pede matriz; de Grupo, nenhuma).
- Enviar convite. O e-mail sai pelo Keycloak com link para definir senha.
- Acompanhe em Convites. Fica “pendente” até a pessoa concluir; não expira por tempo no Autoflow.
No painel do usuário: Vínculos (um por unidade: Editar, Revogar, Adicionar vínculo), Desativar/Reativar usuário, Entrar como e Cancelar convite.
A gerente que cobre duas lojas recebe dois vínculos (um por filial). Ela escolhe no seletor de unidade em qual está trabalhando. Isso é melhor do que dar um cargo de matriz só para ela “ver tudo”.
verificar Um bug registrado na auditoria funcional diz que o convite pode abrir com “Administrador do grupo” pré-selecionado. Confira o cargo antes de enviar cada convite.
5. Entrar como
Recurso para o administrador ver e agir como um subordinado — ideal para homologação e suporte.
- Requer
people.impersonate(vem no Administrador do grupo) e nível estritamente superior ao do alvo naquela unidade. Não dá para encadear. - Confirmação: “Você vai ver e agir como X. As ações ficarão em nome dele, e ele será avisado.”
- Durante a sessão: banner “Você está como X · Sair”; senha, e-mail e push ficam bloqueados.
- A pessoa recebe a notificação “Acesso à sua conta”. A auditoria registra o ator real (filtro “Feito como outro usuário”).
“Entrar como” resolve o “no meu computador aparece diferente” sem pedir senha a ninguém — e com rastro. Use em homologação para validar o menu e a caixa de cada cargo. Explique ao cliente que o uso é auditado e que a pessoa é avisada; isso evita desconfiança.
Resumo
- Ordem: unidades → departamentos → cargos → calendário → usuários.
- Toda matriz nasce com a filial Sede; não há exclusão de unidade pela tela.
- Departamento é transversal; cargo define permissões, nível, escopo e visibilidade, e é o destino das tarefas.
- Convite carrega cargo + unidade; uma pessoa pode ter vários vínculos.
- Entrar como é auditado e avisa o usuário.