AutoflowTrilha 09 · Método de implantação
Fase 4: modelagem TO-BE
O TO-BE é o processo futuro — e, no Autoflow, ele não é só um desenho: é a especificação exata do que o sistema vai executar. Esta lição ensina a redesenhar com critério e a tomar cada decisão de modelagem que vira configuração.
Do AS-IS ao TO-BE
O AS-ISAS-IS — Como o processo funciona hoje, de verdade (não como deveria funcionar). responde “como é”. O TO-BETO-BE — Como o processo vai funcionar depois do redesenho e da automação. responde “como deveria ser, considerando o que o sistema permite”. A passagem de um para o outro tem duas camadas:
- Redesenho de negócio — eliminar, simplificar, paralelizar, separar regras. Vale para qualquer ferramenta.
- Especificação para execução — para cada elemento, decidir responsável, formulário, documentos, regras e prazos. É o que transforma o TO-BE em configuração do Autoflow.
Automatizar o AS-IS como está é o erro mais caro desta fase. Se hoje o pedido passa por três conferências redundantes, o sistema vai criar três tarefas redundantes — agora com notificação e prazo. O redesenho é onde o ganho de verdade acontece; o sistema só garante que o novo desenho será seguido.
Heurísticas de redesenho
Percorra o AS-IS etapa por etapa e aplique estas perguntas:
| Heurística | Pergunta | Exemplo |
|---|---|---|
| Eliminar | Esta etapa agrega valor para quem recebe o resultado? | “Imprimir e arquivar cópia” → o histórico fica no sistema |
| Juntar | Duas pessoas conferem a mesma coisa? | Conferência do comercial e do financeiro sobre os mesmos dados → uma conferência só |
| Paralelizar | Esta etapa depende da anterior ou só está em sequência por hábito? | Cadastro no RH e criação de acesso na TI em paralelo |
| Antecipar | Dá para pedir isso no começo, em vez de devolver depois? | Pedir todos os documentos na abertura, com regra por tipo de pessoa |
| Separar a regra | A decisão segue uma tabela que muda com o tempo? | Alçadas e prazos por tipo → regra DMN |
| Automatizar | Alguém está copiando dados de um sistema para outro? | Envio ao despachante por integração |
| Delegar ao externo | Quem tem a informação é o cliente/cidadão? | O cliente anexa os documentos pelo Portal |
| Prazo e cobrança | O que acontece quando ninguém age? | Prazo na tarefa + cobrança automática |
Apresente o TO-BE ao lado do AS-IS, com números: “de 11 etapas para 7, de 4 passagens entre áreas para 2, 2 etapas em paralelo”. Gestores aprovam mudanças que eles conseguem ver.
As decisões de modelagem no Autoflow
Para cada elemento do TO-BE, você precisa decidir o que está na coluna da direita. Esta tabela é o seu roteiro de especificação.
| Elemento | Decisões | Onde fica no Autoflow |
|---|---|---|
| Início | Gatilho; dados iniciais (formulário de abertura) | Evento de início + formulário |
| Tarefa humana | Nome (verbo + objeto); responsável; formulário; prazo | Tarefa de usuário: grupo candidato ou iniciador, formulário, prazo |
| Decisão | Regra clara? Muda com frequência? Fluxo padrão | Gateway exclusivo com condições, ou Regra de negócio + gateway |
| Documentos | Quais, obrigatórios, quem anexa, quem valida, prazo, rodadas | Tipo de documento + Requisito + bloco Solicitação de documentos |
| Prazo | Dias úteis ou corridos? Contados de quando? O que fazer se vencer? | Calcular prazo + prazo da tarefa + evento de borda de tempo |
| Externo | Cliente/fornecedor executa alguma etapa? | Papel de participante externo + campo Participante externo |
| Integração | Algum sistema precisa receber ou enviar dados? | Enviar a sistema externo / Aguardar retorno externo |
| Fim | Quantos desfechos de negócio? | Um evento de fim nomeado por desfecho |
Como decidir o responsável
Esta é a decisão que mais gera erro. Há três opções e cada uma tem um uso certo:
${initiator}
A tarefa vai direto para quem abriu o processo. Use para “corrigir pendência”, “complementar dados”, “encaminhar”. Atenção: só pode ser reatribuída, não devolvida à fila.
pos:CARGO
Todos com aquele cargo, na unidade do processo, veem em “Disponíveis” e um assume. Use para trabalho de uma função: “Autorizar proposta” para GERENCIA_COMERCIAL.
dept:id / dept:id+pos:CARGO
Quando a mesma função existe em várias áreas e só uma deve receber: “Analista” do departamento Jurídico.
Nunca atribua tarefa a uma pessoa específica pelo nome. Pessoas tiram férias, mudam de função e saem da empresa — e a tarefa fica parada. Atribua a cargos; use Encaminhar e Reatribuir para os casos pontuais. E lembre: a raia não define o responsável no Autoflow. Só a configuração da tarefa define.
Se o responsável depende de uma regra (ex.: desconto acima de 15% vai para o administrador; acima de 5%, para o gerente), use uma Regra de negócio com saída do tipo Cargo e coloque a variável no grupo candidato da tarefa seguinte (${aprovador}). É exatamente o que faz a regra “Alçada de desconto” do pacote Concessionária.
Formulários
Para cada tarefa humana, especifique os campos: rótulo, chave (vira o nome da variável), tipo, obrigatoriedade, máscara e opções. Três regras práticas:
- Pergunte só o que a etapa precisa. Formulário longo vira campo preenchido com “x”.
- Reaproveite dados: um campo com a mesma chave de uma etapa anterior pode aparecer desabilitado, só para leitura.
- Campos que decidem caminhos (Lista, Opções, Caixa de seleção, Número) devem ter valores estáveis: o gateway compara o valor da opção, não o rótulo.
Documentos e validadores
Para cada coleta de documentos, preencha uma linha da matriz: documento, tipo, obrigatório?, quem anexa, quem valida (em que ordem), prazo em horas, máximo de rodadas. Essa matriz vira o Requisito de documentos. Se a lista depende do caso (PF × PJ), especifique uma regra DMN do tipo “junta o resultado de todas” que devolve os itens a pedir.
Regras de negócio
Retire dos gateways toda decisão que:
- tem mais de 3 ou 4 condições;
- muda por decisão de gestão (alçadas, prazos, percentuais);
- precisa ser explicada a auditores.
Especifique-as como tabelas de decisão (entradas, saídas, política e linhas, incluindo a linha “senão”). Elas podem ser alteradas e republicadas depois sem republicar o fluxo.
Prazos
Para cada prazo, responda: é legal, contratual ou interno? Em dias úteis ou corridos? Contado a partir de quê? O que acontece quando vence — só avisar (borda não interruptiva) ou mudar o destino (borda interruptiva)? Feriados locais precisam estar no calendário da unidade.
Exemplo: reembolso, do AS-IS ao TO-BE
AS-IS descoberto: o colaborador manda e-mail com foto do cupom ao gestor; o gestor aprova respondendo o e-mail; o financeiro recebe o e-mail encaminhado, pede a nota fiscal (que falta em 40% dos casos), confere, e um diretor aprova tudo acima de R$ 500; o financeiro programa o pagamento. Ninguém sabe o andamento; tempo médio de 21 dias.
Redesenho aplicado:
- Antecipar: a nota fiscal é pedida na abertura, com tipo de documento claro.
- Separar a regra: a alçada (gestor até R$ 1.000, diretor acima) vira regra DMN.
- Eliminar: o encaminhamento por e-mail some — a tarefa chega sozinha.
- Prazo: pagamento em até 10 dias úteis após aprovação, com cobrança ao vencer.
O TO-BE fica com a forma do diagrama abaixo (clique nos elementos para ver as decisões de modelagem):
Resultado esperado, a ser medido na fase 8: devoluções por documento caem porque a nota é exigida na abertura; tempo de ciclo cai porque não há espera por encaminhamento de e-mail; e o colaborador acompanha o andamento na linha do tempo.
Validar o TO-BE com simulação
Antes de configurar, valide o TO-BE com o dono do processo usando a simulação de tokens (no editor do Autoflow, “Simular aqui”; neste guia, no Laboratório). Percorra com ele cada cenário: aprovado, recusado, documento recusado, prazo vencido, desistência. Cada cenário que trava ou não tem saída é um defeito a corrigir agora — custa minutos no desenho e dias depois de publicado.
Resumo
- O TO-BE tem duas camadas: redesenho de negócio e especificação para execução.
- Aplique as heurísticas: eliminar, juntar, paralelizar, antecipar, separar a regra, automatizar, delegar ao externo e tratar prazos.
- Responsáveis são cargos, departamentos ou o iniciador — nunca pessoas, e nunca definidos pela raia.
- Decisões que mudam com o tempo vão para regras DMN; o fluxo só lê o resultado.
- Simule cada cenário com o dono do processo antes de configurar.