AutoflowTrilha 09 · Método de implantação
Fase 6: homologação e treinamento
Homologar é provar, com casos reais e com as pessoas que vão usar, que o processo configurado faz o que foi combinado — inclusive quando algo dá errado. Esta lição traz o roteiro de testes por cenário, o uso do Entrar como, o plano de treinamento por perfil e o aceite formal.
Por que homologar com o cliente
Você já testou enquanto configurava. A homologação é outra coisa: é o cliente executando o processo, com dados reais, e dizendo “sim, é isso”. Ela tem três funções:
- Encontrar defeitos que só aparecem com dados reais (um feriado local, um CNPJ com máscara diferente, um cargo que ninguém lembrou).
- Criar confiança: o usuário que testou e viu funcionar defende o sistema no go-live.
- Formalizar: o termo de aceite encerra a construção e protege o projeto de “mas não era isso que eu queria” depois.
Testar só o caminho feliz é o erro mais comum. Em produção, os problemas aparecem nas exceções: o documento recusado pela terceira vez, o prazo que vence no feriado, o gestor de férias, o cliente que desiste. Se o roteiro de testes não cobre exceções, o go-live vai cobrir — da pior forma.
O roteiro de testes por cenário
Monte um roteiro com cenários derivados do TO-BE. Cada cenário tem: pré-condição, passos, quem executa, resultado esperado e evidência. Abaixo, um roteiro-base que serve para a maioria dos processos.
| # | Cenário | O que verificar | Resultado esperado |
|---|---|---|---|
| 1 | Caminho feliz completo | Cada tarefa chega ao cargo certo, na filial certa | Processo concluído no fim nomeado; linha do tempo completa |
| 2 | Recusa em cada decisão | Gateway segue o caminho de recusa | Fim “Recusado” ou retorno para correção, conforme o desenho |
| 3 | Devolução para correção | Tarefa volta para o iniciador e retorna ao ponto certo | Volta para quem devolveu (não para o início) |
| 4 | Documento recusado | Motivo obrigatório; só o recusado volta; nova versão | Nova rodada; validador vê só o pendente |
| 5 | Cancelamento da solicitação de documentos | Caminho de cancelamento do fluxo | Desfecho “cancelado” correto |
| 6 | Prazo vencido | Prazo em dias úteis com feriado no meio; notificação | Data calculada correta; aviso de vencido; cobrança se houver |
| 7 | Regra de negócio em cada faixa | Valores nos limites (exatamente 5.000, 5.000,01) | Linha correta casada, visível na linha do tempo |
| 8 | Visibilidade por unidade | Usuário de outra filial tenta ver o processo | Não vê |
| 9 | Ausência e substituição | Encaminhar e Reatribuir | Tarefa chega ao substituto |
| 10 | Suspensão e cancelamento do processo | Suspender, reativar, cancelar com motivo | Ações bloqueadas no suspenso; cancelamento auditado |
| 11 | Participante externo (se houver) | Convite, ativação, etapa no portal, documento recusado | Externo vê só o que é dele |
| 12 | Integração (se houver) | Envio, retorno, recusa, demora | Desfechos tratados; nenhum incidente aberto |
Teste valores-limite nas regras. Se a regra diz “acima de 5.000”, teste 5.000 e 5.000,01. É nos limites que aparecem os “maior” que deveriam ser “maior ou igual”.
Testar a visão de cada cargo com “Entrar como”
O administrador do cliente (com a permissão Entrar como outro usuário) pode ver e agir como um usuário de nível inferior na unidade. Isso é ideal para conferir, cargo a cargo, se cada pessoa vê as tarefas certas e as telas certas — sem pedir senha de ninguém.
- Abra os usuários Administração › Organização › Usuários e selecione um usuário-chave de cada cargo.
- Clique em Entrar como e confirme. O sistema avisa que as ações ficarão em nome dele e que ele será notificado.
- Confira a caixa de tarefas Minhas e Disponíveis: as tarefas esperadas estão lá? Os badges de cargo/departamento estão corretos?
- Confira o menu Ele vê o que precisa e não vê o que não deve (ex.: Modelagem)?
- Saia pelo banner “Você está como … · Sair”.
Tudo o que for feito durante o “Entrar como” fica em nome do subordinado (com o administrador registrado na auditoria) e ele recebe um aviso. Combine antes com os usuários-chave e use preferencialmente para conferir, não para executar tarefas. Em homologação, prefira que cada usuário-chave execute sua própria parte.
Uma sessão de homologação
Organize uma sessão de 2 a 3 horas com os usuários-chave de todos os cargos na mesma sala (ou chamada). Um caso real é executado de ponta a ponta, cada pessoa na sua etapa, enquanto todos acompanham a linha do tempo.
Treinamento por perfil
Treinar todos do mesmo jeito é desperdiçar o tempo de todos. Separe por perfil:
| Perfil | Duração | Conteúdo | Formato |
|---|---|---|---|
| Operador (executa tarefas) | 1h | Login, unidade ativa, caixa de tarefas (Minhas/Disponíveis), assumir, formulário, documentos, concluir, notificações, perfil | Prático, com o processo real |
| Validador de documentos | +30 min | Validar, rejeitar com motivo, aprovar pendentes, histórico | Prático |
| Gestor / supervisor | 1h30 | Tudo do operador + Todas, reatribuir, acompanhar processos, linha do tempo, suspender/cancelar, Métricas | Prático + leitura de indicadores |
| Administrador do cliente | 4h a 8h | Usuários e vínculos, cargos e permissões, calendário, formulários, regras, publicar versão, incidentes, auditoria, Entrar como | Mão na massa, já feito em parte na fase 5 |
| Participante externo | Material curto | Ativar conta, pendências, enviar documentos, acompanhar | Passo a passo com imagens ou vídeo de 3 minutos |
Use os usuários-chave como multiplicadores: eles fazem o treinamento dos colegas com você assistindo. Isso fixa o conhecimento neles e cria referências internas para dúvidas depois do go-live.
O aceite
Quando todos os cenários passaram (ou os defeitos restantes foram classificados como não impeditivos e têm data), o dono do processo assina o termo de aceite. O modelo está em Modelos e checklists. Ele registra: cenários executados, evidências, pendências não impeditivas com prazo e a autorização para o go-live.
Resumo
- Homologação é o cliente provando, com dados reais, que o processo faz o que foi combinado.
- O roteiro cobre caminho feliz e exceções: recusa, devolução, documento recusado, prazo vencido, valores-limite, visibilidade.
- “Entrar como” permite conferir a visão de cada cargo, com auditoria e aviso ao usuário.
- Treine por perfil e use os usuários-chave como multiplicadores.
- O termo de aceite encerra a construção e autoriza o go-live.