AutoflowTrilha 05 · Área da empresa
Assistente IA e ajuda
O Autoflow tem um assistente de IA que ajuda a preencher formulários de tarefa a partir de documentos, e uma Central de Ajuda. Saiba exatamente o que ele faz, o que não faz, como configurar e como vender isso sem prometer o que não existe.
O que o assistente faz hoje
O assistente aparece como botão no cabeçalho (só se a organização configurou) e abre um painel de chat ao lado da tarefa com formulário. Sugestões prontas: “Preencher a partir de um documento”, “O que falta preencher?”, “Resuma esta tarefa”.
Ajuda a preencher
Lê o formulário aberto, extrai dados de imagens/PDF anexados no chat (até 3 arquivos de 10 MB), propõe valores para os campos, responde dúvidas consultando a Central de Ajuda.
Nunca decide pelo usuário
Não conclui, não assume, não encaminha tarefa. Não grava nada sem o usuário clicar em Confirmar. Não age em tarefa que o usuário não assumiu.
Cada preenchimento aparece num cartão Confirmar / Cancelar; os campos preenchidos ganham uma marca de IA e há Desfazer. A conversa fica no servidor por 24h e recomeça quando o usuário troca de tela, tarefa ou organização.
A responsabilidade pela decisão é da pessoa — em especial em órgãos públicos, onde o ato administrativo tem autor. O desenho “IA sugere, humano confirma” mantém a autoria clara na auditoria e evita que um erro de leitura de documento vire decisão automática.
Configurar (por organização)
- Abra Administração › Configurações › Assistente de IA. Exige cargo de escopo Grupo com
org.structure. - Escolha o Provedor: OpenAI ou Google Gemini.
- Informe o modelo e a chave de API da própria organização. A chave é cifrada e “não é exibida depois de salva” (só os 4 últimos caracteres).
- Clique em Testar conexão — espere “Conexão OK.”
- Salve. O botão de IA aparece para os usuários nas tarefas com formulário.
Remover assistente apaga a chave e tira o assistente das tarefas. Não existe chave de IA global da plataforma: cada cliente usa (e paga) a sua. Cotas por usuário e por organização e tempo limite são definidos na implantação (variáveis ASSISTANT_*).
A tela avisa: os dados da tarefa aberta e os anexos enviados no chat são enviados ao provedor escolhido. Antes de ligar, o cliente precisa decidir (com o encarregado de dados/DPO) se pode enviar dados pessoais a esse provedor, em qual região, com qual contrato. Em muitos órgãos a resposta inicial é “não” — e tudo bem: o Autoflow funciona normalmente sem o assistente.
O que NÃO existe (ainda)
pendente O agente do editor de fluxos — que desenharia o BPMN, criaria formulários e requisitos a partir de uma conversa — está apenas especificado (ADR 0038). Hoje não existe no produto. A tag “Criado pelo assistente” nas listas depende dele.
Não venda “a IA modela o processo para você”. Hoje a IA ajuda o operador a preencher tarefas. A modelagem é feita por você, consultor — com o método da trilha 09.
Central de Ajuda
- Botão Ajuda no cabeçalho das telas que têm artigo associado. Com o assistente configurado, ele responde usando os artigos; sem assistente, abre a Central em nova aba.
- A Central (
/help) tem abas por área (Tarefas, Processos, Documentos, Administração — esta exige permissão administrativa), busca e “Nesta página”. - limitação Hoje há só 3 artigos, todos na área Tarefas: preencher formulário, enviar documento e validar documento. Áreas sem artigo não aparecem.
Como a Central está enxuta, o material de treinamento que você produzir na Fase 6 (passo a passo com prints por cargo) vira um entregável valioso para o cliente. Guarde-o organizado para reutilizar entre clientes.
Resumo
- O assistente ajuda a preencher formulários de tarefa (inclusive a partir de documentos) e responde dúvidas pela Central de Ajuda.
- Nunca conclui, assume ou encaminha; toda gravação passa por Confirmar.
- Configuração por organização, com chave própria (OpenAI ou Gemini); avalie a LGPD antes.
- O agente que modela fluxos ainda não existe.
- A Central de Ajuda tem poucos artigos; seu material de treinamento complementa.