AutoflowTrilha 05 · Área da empresa
Bases de dados
Fornecedores, modelos de veículo, tribunais, secretarias, tipos de serviço. Todo processo usa listas que mudam com o tempo. As Bases de dados guardam esses cadastros dentro do Autoflow e alimentam os formulários com busca, imagem e versionamento.
Para que serve
Uma Base de dados é um cadastro configurável: você define os campos, cadastra os registros e depois usa o campo Registro de base em qualquer formulário. O usuário digita parte do nome, escolhe o registro e os dados vêm junto.
Uma Lista é fixa dentro do formulário: mudar uma opção exige nova versão do formulário e republicar o fluxo. Uma base é mantida por quem conhece o cadastro (sem mexer no fluxo), tem vários campos por registro (ex.: fornecedor com CNPJ, e-mail e prazo de entrega), imagem, busca e visibilidade por unidade. Regra prática: lista para 2 a 8 opções estáveis (Sim/Não, PF/PJ); base para cadastros que crescem ou mudam.
Fica em Administração › Bases de dados. Duas permissões separadas:
dataset.model— criar bases e alterar a estrutura (campos).dataset.records— cadastrar e publicar registros.
Assim o administrador desenha a base e uma pessoa da área (Compras, por exemplo) mantém os registros. Atenção: cargos customizados não recebem essas permissões automaticamente.
Criar uma base
- Clique em Nova base. Informe Nome, Chave (“Usada nos formulários. Não muda depois de criada.”) e Descrição.
- Adicione os Campos (até 30): Rótulo, Chave, Tipo, Obrigatório, Ativo. Tipos: Texto, Número, Sim/não, Data, Lista de opções, Imagem e Registro de outra base (pede a Base de destino; até 5 relacionamentos por base).
- Exibição e busca: escolha a Imagem principal e “Busca também por (até 3)” campos. Código e nome sempre entram na busca.
- Salve. Depois do primeiro registro, só é possível acrescentar ou desativar campos — não alterar o tipo dos existentes.
Pense na estrutura como num cadastro de ERP: o que o processo precisa saber sobre o item? Para fornecedores: CNPJ, categoria, e-mail, prazo médio. Não coloque tudo — 6 a 10 campos bem escolhidos bastam.
Cadastrar registros
Em cada base, a aba de registros tem filtros por Unidade (“Todas que alcanço”) e Situação (Publicado, Com rascunho, Inativo, Referência desatualizada).
- Novo registro: escolha a Unidade dona (“Quem vê: a própria unidade e as de baixo dela”) e o Código (“Único na base. Não muda depois da primeira publicação.”), além do nome e dos campos.
- Salvar rascunho — ainda invisível para os formulários.
- Publicar — gera uma versão do registro. Cada edição publicada é nova versão.
- Descartar rascunho, Ativar/Desativar e Excluir (só se nunca foi publicado) ficam no registro.
- Se um registro referencia outro que mudou de versão, aparece “Referência desatualizada”: use Atualizar referências.
Visibilidade
A unidade dona define quem vê:
- registro do grupo → todas as unidades;
- registro de uma matriz → a matriz e suas filiais;
- registro de uma filial → só ela.
Filiais irmãs não veem os registros uma da outra. Registro de outra unidade aparece “só leitura”.
Simule: base, versão e processo
Veja como o processo grava a versão do registro escolhido — e por que mudar o registro depois não altera processos antigos.
No formulário: campo Registro de base
No editor de formulários, adicione Registro de base e configure:
- Base de dados;
- Filtrar por / Campo de origem (para encadear, ex.: modelos filtrados pela marca escolhida antes);
- Campos exportados para o fluxo — viram variáveis com prefixo da chave do campo, ex.:
veiculo_modelo,veiculo_preco.
O campo grava id@versão. Os campos exportados podem ser usados em gateways (${fornecedor_categoria == 'servico'}), regras e no cartão. O Registro de base também pode ser a Imagem da instância no cartão do processo. Funciona no app, no embed e no portal externo.
Se o preço do modelo mudar amanhã, o processo de ontem precisa continuar mostrando o preço de ontem — ele é a prova do que foi negociado. Gravar id@versão dá rastreabilidade sem copiar dados à mão.
Limitações para alinhar
pendente Sem importação por CSV (cadastro inicial é manual), sem API de registros, sem filtro por campo arbitrário no componente, sem base “pertencente” a uma matriz e sem atualização em lote de referências desatualizadas. Para cargas grandes, planeje horas de digitação na Fase 5 ou combine com o time do produto.
Bons candidatos a base em órgãos públicos: secretarias e setores, tipos de serviço/assunto do protocolo, bairros/regiões, legislação aplicável, fornecedores credenciados, unidades escolares e de saúde.
Resumo
- Base = cadastro configurável; registro = item com código, nome e campos, publicado em versões.
- Estrutura (
dataset.model) e registros (dataset.records) têm permissões separadas. - Unidade dona define a visibilidade; filiais irmãs não se veem.
- No formulário, Registro de base grava
id@versãoe exporta campos como variáveis. - Lista para opções poucas e fixas; base para cadastros que mudam.