AutoflowTrilha 04 · Autoflow visão geral
Organização: grupo, matriz, filial
A hierarquia de unidades define quem vê o quê, onde se trabalha, quais feriados valem e qual logo aparece. Desenhá-la certo no início evita meses de remendos. Aqui você entende o modelo e pratica no simulador.
O modelo em três níveis
Grupo (a organização cliente — o tenant)
└── Matriz (uma empresa, uma secretaria, uma regional)
├── Sede — <nome da matriz> (filial criada automaticamente)
└── Filial (loja, unidade de atendimento, escritório)
| Nível | O que representa | Exemplo empresa | Exemplo órgão público |
|---|---|---|---|
| Grupo | A organização inteira, contratante do Autoflow | Grupo Horizonte Veículos | Prefeitura de Exemplópolis |
| Matriz | Uma divisão que administra unidades | Concessionária Norte (CNPJ próprio) | Secretaria de Obras |
| Filial | O lugar onde o trabalho acontece | Loja Centro | Unidade de Licenciamento |
Regras fixas do modelo:
- Toda matriz nasce com a filial “Sede — <matriz>”, que não pode ser removida. Ela representa o próprio endereço da matriz como lugar de trabalho.
- Pais são imutáveis: uma filial não muda de matriz, uma matriz não muda de grupo.
- Não há exclusão de unidade pela interface. Pense antes de criar.
- CNPJ é opcional e único dentro do grupo (em Editar dados fiscais).
No Autoflow, trabalhar (iniciar processo, assumir e concluir tarefa) exige uma filial ativa. A matriz administra, a filial opera. Como toda matriz tem gente trabalhando no próprio endereço, o sistema cria a Sede para que essas pessoas tenham onde operar.
Filial opera, matriz administra
O seletor de unidade, no topo do app, muda o que a pessoa vê:
| Unidade ativa | O que aparece |
|---|---|
| Uma filial | Início (caixa de tarefas), Novo processo, Processos da filial |
| Uma matriz | Métricas da matriz (com permissão), Processos da matriz inteira (se o cargo for de escopo Matriz ou Grupo), Administração |
| Nenhuma (grupo sem matriz) | Aviso “Cadastre uma matriz para começar” |
Ao abrir uma tela operacional com a matriz ativa, o usuário vê o aviso “Esta tela está disponível ao selecionar uma filial”. Isso confunde no começo — explique no treinamento.
Visibilidade: escopo + visibilidade do cargo
Dois filtros se combinam para decidir quais processos e tarefas alguém enxerga:
- Escopo da unidade ativa — filial vê só a si; matriz vê a si e suas filiais; grupo vê tudo. Filiais irmãs nunca se veem.
- Visibilidade do cargo — configurada no cargo:
- Toda a unidade: vê tudo do escopo;
- Somente os que eu iniciar: só os processos que a própria pessoa abriu;
- Cargos selecionados: os que ela abriu mais os abertos por cargos escolhidos (ex.: o financeiro vê as vendas dos vendedores).
Experimente com quatro pessoas diferentes e troque a unidade ativa clicando na árvore:
“A loja Centro pode ver os pedidos da loja Praia?” “O gerente regional precisa ver todas as lojas dele?” “Um vendedor pode ver as vendas dos colegas?” As respostas definem, respectivamente, se são filiais irmãs, se o gerente tem vínculo de matriz, e qual a visibilidade do cargo de vendedor.
O que mais herda pela hierarquia
A hierarquia não serve só para permissão. Várias configurações descem do grupo para matriz e filial:
| Configuração | Como herda |
|---|---|
| Calendário (feriados, recessos) | Datas do grupo valem para todos; matriz e filial acrescentam as suas (feriado municipal da cidade da filial) |
| Tema (logo claro/escuro, ícone, cor primária) | Filial → matriz → grupo → padrão Autoflow. Cada unidade pode Herdar ou personalizar |
| Bases de dados | Registro criado no grupo é visto por todos; na matriz, pela matriz e filiais; filiais irmãs não veem os registros umas das outras |
| Processos | Ficam marcados com a matriz e a filial de onde foram iniciados |
Num órgão público, a hierarquia costuma seguir a estrutura administrativa: Grupo = o ente (prefeitura, autarquia); Matriz = secretaria ou diretoria; Filial = unidade de atendimento, regional, setor físico. Um órgão estadual com regionais em várias cidades se beneficia muito do calendário por unidade (feriados municipais diferentes) e da separação entre regionais (filiais irmãs não se veem).
Departamentos são outra coisa
Departamento não é um nível da árvore. É uma área funcional do grupo inteiro (Financeiro, Jurídico, Contencioso), “ortogonal à árvore jurídica”. Uma pessoa da filial Centro e outra da filial Praia podem estar no mesmo departamento Financeiro.
Use departamentos quando a tarefa ou a validação de documento deve ir para uma área, não para um cargo: dept:<id> como grupo candidato, ou dept:<id>+pos:CARGO para “o analista do Financeiro”.
Montando a estrutura: passo a passo
- Desenhe no papel primeiro. Liste CNPJs, endereços, quem administra o quê, quem não pode ver quem. Valide com o patrocinador.
- Abra Administração › Organização › Unidades (permissão “Estrutura e catálogos”).
- Na linha do grupo, clique em Adicionar matriz. A Sede é criada junto.
- Na linha da matriz, clique em Adicionar filial para cada unidade operacional.
- Editar dados fiscais — CNPJ, razão social, IE, IM, endereço (opcional; necessário se integrações identificam a unidade pelo CNPJ).
- Personalizar tema — logo, ícone e cor, se o cliente quiser identidade por unidade.
- Calendário — cadastre feriados estaduais/municipais na unidade certa.
- Criar uma matriz por departamento (Financeiro, RH…). Departamentos são outra entidade; matrizes viram muros de visibilidade.
- Colocar todo mundo na Sede “para simplificar” quando há unidades físicas com feriados diferentes.
- Criar filiais “de teste” em produção — não há exclusão pela interface.
Resumo
- Hierarquia fixa: Grupo → Matriz → Filial; toda matriz tem a filial Sede.
- Filial opera, matriz administra: tarefas e início de processos exigem filial ativa.
- Visibilidade = escopo da unidade ativa + visibilidade do cargo (toda a unidade, só os meus, cargos selecionados).
- Calendário, tema e bases de dados herdam de cima para baixo; filiais irmãs não se veem.
- Departamentos são áreas funcionais do grupo, independentes da árvore.