AutoflowTrilha 04 · Autoflow visão geral
Usuários, cargos e permissões
Quem pode fazer o quê no Autoflow é definido por cargos, e cada pessoa recebe cargos por meio de vínculos com unidades. Entender essa engrenagem é o que separa uma implantação segura de uma em que todo mundo é administrador.
As peças
| Peça | O que é | Onde se configura |
|---|---|---|
| Usuário | Uma pessoa com login (e-mail + senha) | Convidado em Organização › Usuários |
| Vínculo | Liga o usuário a uma unidade com um cargo e, opcionalmente, um departamento | Painel do usuário › Vínculos |
| Cargo | Função com nível, escopo, visibilidade e permissões | Organização › Cargos |
| Departamento | Área funcional (Financeiro, Jurídico) | Organização › Departamentos |
| Permissão | Uma capacidade concreta (ex.: “Concluir tarefa”) | Marcada dentro do cargo; lista fechada no sistema |
A mesma pessoa pode ter vários vínculos: vendedora na filial Centro e supervisora na filial Praia. O que vale em cada momento é o cargo do vínculo da unidade ativa — não a soma de todos.
Pessoas entram, saem, tiram férias, trocam de função. Se as tarefas fossem atribuídas a pessoas no desenho do fluxo, cada mudança de equipe exigiria republicar processos. Atribuindo ao cargo, basta mudar o vínculo da pessoa: a fila dela muda na hora, e o fluxo nem percebe.
Identidade: o Keycloak
O Autoflow não guarda senhas. Login, senhas, verificação de e-mail, convites e autenticação de dois fatores ficam no KeycloakKeycloak — Servidor de identidade: login, senhas, MFA, convites, cargos. Permite SSO com outros sistemas., um servidor de identidade de mercado. Os cargos também moram lá (como “papéis” do sistema) e os departamentos são subgrupos do grupo da organização.
O que isso significa na prática:
- O convite chega por e-mail enviado pelo Keycloak, com link para definir a senha.
- “Alterar senha” e “Alterar e-mail” no perfil abrem telas do Keycloak.
- O cliente pode usar SSO com o ERP dele: o usuário entra no ERP e acessa o Autoflow sem novo login (trilha 08).
O cargo por dentro
Ao criar um cargo em Organização › Cargos › Novo cargo, você define:
| Campo | Valores | Efeito |
|---|---|---|
| Chave | MAIÚSCULAS, imutável (ex.: ANALISTA_COMPRAS) |
É o que se usa no fluxo: pos:ANALISTA_COMPRAS |
| Nome | Livre | Aparece nas telas |
| Nível | Admin / Gerente / Membro | Quem pode gerenciar quem: só se gerencia nível menor (o Admin pode atribuir Admin) |
| Escopo | Grupo / Matriz / Filial | Em que tipo de unidade o vínculo é feito |
| Visibilidade | Toda a unidade / Somente os que eu iniciar / Cargos selecionados | Filtra processos, tarefas, incidentes e auditoria |
| Permissões | Checkboxes por família | O que a pessoa consegue fazer |
Regras que pegam desprevenidos:
- O administrador só consegue oferecer a um cargo permissões que ele mesmo tem.
- “Estrutura e catálogos” (
org.structure) só pode ir para cargos de nível Admin. - O cargo Administrador do grupo não pode ser desativado.
- Cargos customizados não ganham permissões novas automaticamente quando o sistema evolui (ex.: bases de dados, “Entrar como”). Revise os cargos após atualizações.
Cargos que já vêm prontos
Todo tenant nasce com dois cargos de sistema; segmentos acrescentam outros:
| Cargo | Nível / Escopo | Origem | Em resumo |
|---|---|---|---|
Administrador do grupo (GROUP_ADMIN) |
Admin / Grupo | Sistema | Todas as permissões. Único cargo pronto que modela e publica fluxos |
Gerente de matriz (MATRIX_MANAGER) |
Gerente / Matriz | Sistema | Supervisor: tarefas, processos, incidentes, aprovar documentos, gerir pessoas, métricas. Não modela, não mexe em estrutura nem auditoria |
Consultor de vendas (SALES_CONSULTANT) |
Membro / Filial | Pacote Concessionária | Executor + documentos (leitura) + métricas |
Advogado sócio (ADVOGADO_SOCIO) |
Gerente / Matriz | Pacote Advocacia | Supervisor + aprovar documentos + pessoas + externos |
| Advogado, Estagiário, Secretária jurídica | Membro / Filial | Pacote Advocacia | Executores, com variações |
Explore as permissões de cada um — ou monte o seu e veja quais telas a pessoa passaria a enxergar:
As famílias de permissões
São 29 permissões em sete famílias. A lista completa com efeitos está em Referência › Permissões. O essencial:
- Processos — execução: Início (
task.inbox), Concluir, Encaminhar, Reatribuir, Iniciar solicitação, Solicitações (leitura), Suspender. - Processos — modelagem: Modelar processo, Publicar processo, Processos (leitura).
- Processos — incidentes: leitura, Retentar, Pular, Corrigir, Encerrar (que é o que libera Cancelar processo).
- Documentos: leitura, Tipos e modelos, Aprovar.
- Organização: Estrutura e catálogos, Gestão de pessoas, Entrar como outro usuário, Auditoria.
- Relatórios, Integrações, Participantes externos, Bases de dados.
Cancelar processo exige a permissão Encerrar incidente (incident.terminate), e não “Suspender solicitação”. Se o gestor reclamar que suspende mas não cancela, é isso.
Convidar e vincular: passo a passo
- Crie os cargos antes de convidar. Convidar com o cargo errado e corrigir depois gera confusão e notificações estranhas.
- Organização › Usuários › Convidar usuário: e-mail, cargo, departamento e a matriz/filial conforme o escopo do cargo.
- Enviar convite. O Keycloak manda o e-mail; o convite fica na aba Convites como pendente até a pessoa definir a senha (não expira sozinho).
- Vínculos adicionais pelo painel do usuário: Adicionar vínculo para outra unidade ou outro cargo.
- Saída de colaborador: Desativar usuário (não exclua). Antes, reatribua as tarefas que estão com ele.
Ao convidar, confira o cargo selecionado: há um registro de que o diálogo de convite pode abrir com “Administrador do grupo” pré-selecionado. Um clique distraído cria um administrador.
Entrar como outro usuário
Administradores (permissão people.impersonate, que o Administrador do grupo tem por padrão) podem usar Entrar como no painel do usuário para ver e agir exatamente como um subordinado — útil para treinar e para validar a configuração de um cargo. Só funciona para níveis estritamente abaixo, não encadeia, e o subordinado recebe um aviso “Acesso à sua conta”. A auditoria registra o administrador real. Durante a sessão aparece o banner “Você está como … · Sair”.
Desenhando cargos para um cliente
Por função no processo
Vendedor, Gerente comercial, Contas a receber, Financeiro, Acessórios. Pergunte “quem faz cada etapa?” e “quem supervisiona?”. Um cargo por papel distinto nos fluxos.
Por atribuição, não por cargo efetivo
Protocolista, Analista técnico, Parecerista jurídico, Chefe de setor, Autoridade decisória. O cargo do Autoflow é o papel no processo; o cargo do servidor (concurso) é outra coisa.
Princípios:
- Menor privilégio: comece com o mínimo e acrescente quando houver necessidade concreta.
- Poucos administradores: Administrador do grupo para 1–3 pessoas do cliente (e nunca contas genéricas).
- Separação de funções: quem modela (Modelar processo) não precisa ser quem publica (Publicar processo). Num órgão público, isso dá um “duplo controle” natural.
- Supervisores com Reatribuir: sem alguém com essa permissão, uma tarefa presa com uma pessoa de férias fica parada.
Resumo
- Usuário → vínculo (unidade + cargo + departamento) → cargo (nível, escopo, visibilidade, permissões).
- Vale o cargo do vínculo da unidade ativa, não a soma dos cargos.
- Tarefas vão para cargos (e departamentos), não para pessoas — trocar a equipe não exige mexer no fluxo.
- Identidade e convites ficam no Keycloak.
- Desenhe cargos pelo papel no processo, com menor privilégio e poucos administradores.