Trilha 05 · Área da empresa

Caixa de tarefas e processos

É aqui que o cliente passa 90% do tempo. Se o operador não entende a caixa de tarefas, o projeto inteiro parece ruim — por melhor que esteja a modelagem. Vamos operar o sistema como um usuário final.

A tela Início

Com uma filial ativa e a permissão task.inbox, a tela Início mostra a caixa de tarefas, com o subtítulo “Acompanhe e resolva as tarefas da sua fila.” Cada cartão é uma tarefa de usuário de algum processo em andamento.

O filtro no topo tem três abas:

Minhas

Atribuídas a mim

Tarefas em que você é o responsável: porque assumiu, porque foram encaminhadas a você ou porque o fluxo manda para quem iniciou.

Disponíveis

Fila do meu cargo

Tarefas sem dono cujo grupo candidato inclui seu cargo ou departamento. Mostram badges do cargo/departamento. Permitem Assumir em lote.

Todas

Visão de supervisor

Só aparece para quem tem task.reassign. Mostra tudo da unidade, inclusive o que está com outras pessoas.

É possível ordenar por Prazo, Criada ou Número. Os cartões são agrupados por data e mostram: ícone/imagem do processo, nome da instância, tipo de processo, nome da tarefa, as linhas configuradas no “cartão” do fluxo, data de criação, Prazo (vermelho quando vencido) e tags como “Prioridade N” e “Processo suspenso”.

Por que existe 'Assumir'?

Quando a tarefa vai para um cargo (ex.: “Gerência comercial”), várias pessoas a enxergam. Se duas trabalharem ao mesmo tempo, uma perde o trabalho. Assumir tira a tarefa da fila dos colegas e a coloca em “Minhas”. No Autoflow não existe concluir sem assumir: o candidato precisa assumir antes. É uma trava deliberada contra trabalho duplicado.

Experimente: simulação da caixa

Abra as abas, clique nos cartões, assuma, devolva e conclua. Marque “Tenho Reatribuir” para ver a visão de supervisor.

As ações sobre uma tarefa

Ação	Quando aparece	Permissão	Observação
Assumir	Tarefa sem dono e você é candidato	`task.inbox`	Tira da fila dos colegas
Devolver	A tarefa é sua e tem grupo candidato	`task.inbox`	Volta para a fila
Encaminhar	Sempre que tiver a permissão	`task.forward`	Escolhe um destinatário da unidade da tarefa
Reatribuir	Sempre que tiver a permissão	`task.reassign`	Ação de supervisor
Concluir tarefa	A tarefa é sua	`task.complete`	Valida o formulário; comentário é opcional
Ver processo	Sempre	—	Abre o acompanhamento completo

Tarefas do iniciador

Tarefa configurada com responsável ${initiator} (quem abriu o processo) e sem grupo candidato não pode ser assumida nem devolvida — só sai de quem iniciou por Reatribuir. Se o iniciador sair de férias, um supervisor precisa reatribuir. Leve isso em conta ao modelar.

Se o processo estiver suspenso, todas as ações ficam indisponíveis com a mensagem “Processo suspenso. As ações desta tarefa ficam indisponíveis até a reativação.”

Iniciar um processo

Clique em Novo processo (na Início ou em Processos). O modal mostra Mais utilizados (3 cartões) e Outros processos. Exige instance.start e filial ativa.
Escolha o fluxo. Só aparecem fluxos com versão ativa.
Preencha o Nome do processo (opcional) — “Nome para referência interna, busca e identificação”. Ex.: “Proposta 4521 — João Silva”. Ajuda muito na busca depois.
Preencha os Dados iniciais, que vêm do formulário de início do fluxo (se houver).
Clique em Iniciar processo. O sistema gera um número sequencial do tenant e abre o acompanhamento em /processes/:id.

Dica de consultor

Ensine o cliente a sempre preencher o Nome do processo com algo pesquisável (número da proposta, CPF parcial, número do protocolo). Isso reduz pela metade as perguntas “onde está o processo do fulano?”.

Lista de processos

Em Processos (instance.read), o subtítulo é “Acompanhe processos em andamento, suspensos e concluídos.”

Filtro de estado: Em andamento, Suspensos, Concluídos, Cancelados.
Botão Filtros: tipo de processo, Buscar (“Buscar nas informações do processo”) e Somente os meus.
Agrupamento: Hoje / Última semana / Anteriores.
Cada cartão mostra número, tipo, Etapa atual, tags de incidentes e documentos.
O ícone de histórico abre Histórico de movimentações (atividade, início, conclusão, duração, responsável).

O que aparece aqui respeita o escopo da unidade e a visibilidade do cargo (Toda a unidade / Somente os que eu iniciar / Cargos selecionados).

Acompanhamento de um processo

O detalhe do processo é a “ficha” completa. No cabeçalho: versão (vN) do fluxo, estado, ícone Diagrama (mostra onde o token está) e “Iniciado em … por …”.

Abas

Linha do tempo — cada atividade com início, fim, duração e responsável. Regras de negócio avaliadas aparecem como “Regra X vN · entradas → saídas (linha N)”: é a prova de por que o processo seguiu aquele caminho. Integrações aparecem como “Andamento no sistema externo”.
Tarefas — tarefa, situação, criada, concluída, responsável, grupos e botão Assumir.
Documentos — exige documents.read.
Incidentes — exige incident.read.

Seções condicionais: Participantes externos (com “Copiar link de convite”), Subprocessos e o aviso “Ir para validação” quando há documentos esperando seu parecer.

Ciclo de vida do processo

Botão	Efeito	Permissão
Suspender	Congela o processo; tarefas ficam bloqueadas	`instance.suspend`
Reativar	Libera de novo	`instance.suspend`
Cancelar processo	Encerra definitivamente, com Motivo obrigatório para auditoria	`incident.terminate`

Pegadinha de permissão

Cancelar processo exige incident.terminate — e não instance.suspend. Se o cliente quer que supervisores cancelem, marque “Encerrar incidente” no cargo deles.

Tarefa concluída: o que foi respondido

Abrir uma tarefa já concluída leva à tela de leitura (/processes/:id/tasks/:taskId) com o formulário como foi enviado, quem concluiu, o canal (app, embed ou portal) e o comentário. Isso é guardado por 180 dias. Tarefas concluídas antes desse recurso aparecem como “Respostas não registradas”.

No setor público

Em órgãos públicos, a linha do tempo + respostas registradas + motivo de cancelamento formam a trilha de auditoria do processo administrativo: quem fez, quando, com quais dados e por qual regra. Mostre isso ao controle interno logo no início — é um argumento forte de transparência.

Resumo

Minhas, Disponíveis e Todas (supervisor) organizam o trabalho; quem é candidato precisa Assumir antes de concluir.
Tarefas do iniciador sem grupo só mudam de mãos por Reatribuir.
Novo processo exige filial ativa; o Nome do processo facilita a busca.
O detalhe do processo mostra linha do tempo (inclusive regras avaliadas), tarefas, documentos e incidentes.
Cancelar exige incident.terminate e motivo.

QuizVerifique seu entendimento0/4 respondidas · 0 certas

1.Uma analista vê a tarefa em "Disponíveis" mas o botão Concluir não aparece. O que falta?

2.O iniciador de um processo saiu de férias e a tarefa "Corrigir pendência" (responsável ${initiator}) está parada. Como resolver?

3.Por que vale a pena olhar a Linha do tempo quando o cliente pergunta "por que o processo foi para a diretoria?"

4.Um gestor tem instance.suspend mas não consegue cancelar processos. Por quê?

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