Trilha 05 · Área da empresa

Documentos e requisitos

Coletar e conferir documentos é o ponto em que a maioria dos processos administrativos trava — e-mails perdidos, versões trocadas, ninguém sabe se o RG foi aceito. A Solicitação de documentos do Autoflow resolve isso. Vamos entender as três peças e como elas se encaixam.

As três peças

Tudo fica em Administração › Documentos e exige documents.write — que, por padrão, só o Administrador do grupo tem.

1. Tipos de documento

Documentos › Tipos. Campos:

• Chave (ex.: CNH, NOTA_FISCAL) — use maiúsculas e sem espaços.
• Rótulo — o nome que as pessoas veem.
• MIME aceitos separados por vírgula (ex.: application/pdf,image/jpeg,image/png).
• Tamanho máximo em bytes (10 MB = 10485760).
• Sensibilidade: Normal ou Sensível. Marque sensível para documentos com dados pessoais delicados.
• Situação e os papéis do Portal que podem ver esse tipo (participantes externos).

A coluna Uso mostra onde o tipo é usado. Só dá para excluir o que nunca foi usado.

2. Requisitos

Documentos › Requisitos › Novo. O formulário tem três blocos e um preview ao lado.

1. Identificação. Chave (A–Z, 0–9, _ ; 3 a 64), Rótulo, Descrição, Prazo em horas (vazio = 24h), Máx. rodadas (ao ultrapassar, a solicitação fica marcada “em laço” — avisa, não bloqueia) e Situação.
2. Quem anexa. Departamento e/ou Cargo. Vazio = quem iniciou o processo.
3. Documentos. Lista ordenável. Cada item: Chave do item, Tipo, Rótulo, Obrigatório, e os Validadores em ordem (Departamento e/ou Cargo + Prazo em horas). O botão “Aplicar a todos” copia os validadores para todos os itens.

Duas regras importantes:

• Política congelada. Ao abrir uma solicitação, o Autoflow tira uma “foto” do requisito. Mudanças valem só para solicitações novas.
• Desativar requisito avisa: “Novos processos que usarem este requisito cairão em incidente.” Antes de desativar, tire-o dos fluxos.

3. O bloco no fluxo

No editor, use Solicitação de documentos na paleta. No painel:

• Requisito — escolha um ativo.
• Modo de validação — sequencial (um validador depois do outro) ou paralela (todos ao mesmo tempo).
• Origem dos arquivos — Anexo pelo usuário ou Retorno de sistema externo (quando o documento vem de uma integração, como o CRLV do despachante).
• Itens a pedir (opcional) — para pedir só parte do requisito. Ex.: ${docsExigidos} vindo de uma regra DMN COLLECT, ou ${integrationOutcomeItems} vindo de uma pendência do parceiro.

O bloco devolve a variável documentGateOutcome: APPROVED ou CANCELLED (e REJECTED só na origem externa). Para desviar o caminho, coloque um gateway exclusivo logo depois: ${documentGateOutcome == 'CANCELLED'} → fim “Desistência”.

Como funciona por dentro

Reproduza a sequência para ver o que acontece quando o token chega no bloco.

Na tela da tarefa

• Anexar: escolha o documento, arraste o arquivo (“Arraste o arquivo aqui ou clique para selecionar”) e clique em Concluir anexo.
• Validar: Validar ou Rejeitar (motivo obrigatório), Aprovar documentos pendentes em lote, além de Baixar, Histórico e Substituir.
• Estados: Pendente, Anexado, Em validação, Aprovado, Reprovado, Cancelado.
• Permissões: anexar exige documents.write no contexto da tarefa; validar exige documents.approve e ser o validador do passo atual.

Prazo (SLA)

O Prazo em horas do requisito (ou do validador) vira o prazo da tarefa. Se vencer, um timer não interruptivo dispara notificação de “validação atrasada” todos os dias — só avisa, não move o processo. Esse prazo é em horas corridas, não em dias úteis.

Anexos permitidos (fora da solicitação)

Às vezes alguém precisa juntar um documento ao processo fora de uma etapa formal. Documentos › Anexos permitidos define, por fluxo:

• Tipos liberados, cada um com Modo “Com validação” ou “Sem validação”;
• Janela: “Enquanto o processo estiver ativo” ou “Até determinadas etapas”;
• limite total de anexos.

Essas regras valem na hora, inclusive para processos em andamento. Desativar impede novos anexos. O tile Adicionar aparece na faixa de documentos do processo para quem tem documents.write.

Resumo

• Tipo de documento = catálogo; Requisito = política reutilizável; Solicitação de documentos = bloco no fluxo.
• A política fica fora do BPMN e é congelada em cada solicitação.
• Reprovação devolve só o item reprovado, com motivo, e gera nova versão do arquivo.
• Desvie o fluxo com um gateway testando documentGateOutcome.
• Anexos permitidos controlam documentos fora das etapas e valem imediatamente.