AutoflowTrilha 07 · Área externa
Portal do participante externo
Clientes, fornecedores e cidadãos podem executar as próprias etapas de um processo — enviar documentos, preencher dados, acompanhar o andamento — sem serem usuários da empresa. Isso elimina e-mails e WhatsApps com anexos e é um dos maiores ganhos que você pode entregar.
Quem é o participante externo
Uma pessoa física ou jurídica de fora da organização que acompanha e executa as suas etapas nos processos ligados a ela.
- A conta é global, identificada pelo e-mail: a mesma pessoa pode participar de processos de várias organizações com uma só senha.
- O papel (cliente, fornecedor, requerente…) não pertence à pessoa, e sim ao vínculo com cada processo. João pode ser “cliente” num processo e “fornecedor” em outro.
- Login separado dos usuários internos (outro realm no Keycloak), com verificação de e-mail obrigatória e endereço próprio (ex.:
portalflow.<domínio>).
Se cada cliente virasse usuário do tenant, ele ocuparia licença, precisaria de cargo e poderia enxergar mais do que deve. O portal mostra só o que é dele: suas pendências, o andamento do seu processo, seus documentos. Ele nunca vê responsáveis internos, departamentos, gateways, variáveis internas ou outros participantes.
Configurar no fluxo
- Declare os papéis no painel “Participantes externos” / “Portal Autoflow” do processo: Novo papel com Chave (minúsculas, números e ), Rótulo, Título no portal (aceita
{{variavel}}) e Andamento no portal: Todos os marcos ou Só os marcos das próprias etapas (padrão). - Marque as etapas externas. Na tarefa ou na Solicitação de documentos, em Etapa de participante externo, escolha o papel. “O participante do papel executa esta etapa no portal. Os grupos candidatos também podem concluí-la em nome do participante.”
- Defina os Marcos (ordem e opcional). São eles que o participante vê como “andamento”. Use o campo Marco no portal para restringir a quais papéis cada marco aparece.
- Coloque o campo Participante externo num formulário (normalmente o de início), com o papel. Ele grava
pf_external<papel> e não pode ser alterado depois. - Publique. O validador avisa se um papel não tem campo em nenhum formulário (“Só a API pública poderá informar o participante”).
A etapa externa mantém o grupo candidato interno. Se o cliente não acessar o portal, alguém da empresa conclui em nome dele (ex.: recebeu os documentos no balcão). Sempre configure esse “plano B”.
Um fluxo real: venda com acessórios
Clique nos elementos. Repare que o processo tem dois papéis — cliente (vê todos os marcos) e fornecedor (vê só o marco dele).
Convite e ativação
O convite sai automaticamente quando a pessoa é vinculada pela primeira vez a um processo: e-mail para verificar o endereço e criar senha (válido por 72h). Enquanto ela não acessa, o convite é reenviado junto com a notificação de tarefa, no máximo a cada 24h.
Também existe o link copiável — ótimo para mandar por WhatsApp:
O que o participante vê
| Tela | Conteúdo |
|---|---|
| Início | “Pendências”: etapas aguardando a pessoa |
| Meus processos | Abas Ativos e Finalizados; cartões por organização com estado (Em andamento, Concluído, Cancelado) |
| Processo | “Etapas para você”, “Andamento” (marcos: Concluído, Em andamento, A seguir, Não se aplica), Documentos, Minhas respostas |
| Etapa | Formulário ou envio de documentos; status Aguardando envio, Em análise, Aprovado, Recusado (com motivo), “Enviar novamente”; botão Concluir etapa |
| Avisos | Notificações (Todos / Não lidos) |
| Meu perfil | Nome, telefone, CPF/CNPJ, foto; alterar e-mail e senha; Encerrar conta |
Avisos que ele recebe: “<Organização> incluiu você em <processo>”, “Nova etapa”, “Documento recusado”, “<processo> foi concluído/cancelado”. Documentos visíveis: os que ele enviou e os tipos liberados para o papel dele.
Cadastro manual e privacidade
Em Organização › Participantes externos (external.read / external.manage): Novo participante com nome, e-mail, telefone e CPF/CNPJ opcionais. “Participante cadastrado. O convite sai quando ele entrar num processo.” O pré-cadastro só pode ser editado pela organização que o criou e só até o primeiro acesso — depois, “Dados mantidos pelo participante”.
Se outra organização informar um e-mail que já existe, ela vê só o nome e cria o vínculo — nunca descobre de quais outras organizações a pessoa participa.
Em órgãos públicos, o participante externo é o requerente. Ele envia documentos, acompanha os marcos (“Protocolado”, “Em análise técnica”, “Decisão”) e recebe a decisão — sem ir ao balcão. Ao Encerrar conta, o cadastro é anonimizado e o e-mail é liberado; o órgão mantém os registros necessários nos vínculos, e as etapas dele passam para os servidores, que veem “conta encerrada”. Isso atende ao direito de eliminação da LGPD sem destruir o processo administrativo.
Limites atuais
fora da v1 Vários participantes no mesmo papel; participante iniciando processo (hoje quem inicia é a empresa ou uma integração); WhatsApp/SMS como canal; portal com marca própria do cliente; desfazer vínculo pelo portal. pendente Logo da organização nos cartões. O deploy do portal foi validado em configuração, mas ainda não exercitado num host real — teste bem em homologação.
Resumo
- Participante externo tem conta global por e-mail; o papel é do vínculo com o processo.
- No fluxo: declare papéis, marque etapas externas, defina marcos e use o campo Participante externo.
- Convite automático por e-mail ou link copiável com código de 6 dígitos.
- O participante vê só o que é dele; a empresa pode concluir em nome dele.
- Encerrar conta anonimiza sem quebrar os processos.