Trilha 09 · Método de implantação

Modelos e checklists

Os documentos de que você vai precisar em todo projeto, prontos para copiar: roteiros de entrevista, ata, termo de escopo, roteiro de teste, termo de aceite, plano de comunicação e documento de configuração — mais os checklists de cada fase.

Como usar estes modelos

Os modelos estão em Markdown: copie o bloco, cole no editor de documentos que o cliente usa (Word, Google Docs, Notion, Confluence) e preencha os campos entre < >. Os checklists ficam salvos no seu navegador e têm o botão Copiar, que gera uma lista em Markdown para colar em atas ou ferramentas de tarefas.

Roteiro de entrevista — executor

# Entrevista — <Processo> — <Nome>, <Função>, <Área>
Data: <dd/mm/aaaa> · Duração: <min> · Entrevistador: <nome>

## Contexto
- Há quanto tempo você faz este trabalho?
- Quantos casos você trata por semana?

## O caso mais recente
1. Me conte o último caso que você tratou, do começo ao fim.
2. Como o trabalho chegou até você? Como soube que tinha algo para fazer?
3. O que você precisou ter em mãos? Onde buscou?
4. Pode me mostrar na tela/planilha/e-mail como faz?
5. Para quem passou depois? Como avisou?

## Exceções
6. Em que situações você devolve um caso? Com que frequência?
7. O que acontece quando falta um documento?
8. E quando a pessoa responsável está ausente?
9. Qual foi o caso mais difícil do último mês?

## Tempo e problemas
10. Quanto tempo leva sua parte? Quanto tempo o caso fica parado esperando?
11. O que mais atrapalha seu trabalho hoje?
12. Se pudesse mudar uma coisa, o que mudaria?

## Anotações
- Frases marcantes (literal):
- Documentos/planilhas coletados:
- Exceções identificadas:
- Problemas (com 5 porquês, se aplicável):

Roteiro de entrevista — gestor

# Entrevista — <Processo> — <Nome>, gestor de <Área>
Data: <dd/mm/aaaa>

1. Qual o resultado esperado deste processo? Como sabe que foi bem feito?
2. Quem são os clientes do processo (internos/externos)?
3. Que decisões você toma? Com base em quê? Está escrito em algum lugar?
4. Existem alçadas (valores, níveis)? Quem pode substituir quem?
5. Há prazos legais, contratuais ou internos? Como são contados?
6. Como você acompanha hoje o que está atrasado?
7. Que indicadores gostaria de ter?
8. Que sistemas o processo usa? Quem é o responsável técnico?
9. Que mudanças você já tentou? O que funcionou e o que não funcionou?
10. Quem mais devo entrevistar?

Ata de reunião

# Ata — <Projeto> — <Tipo: acompanhamento | comitê | workshop>
Data: <dd/mm/aaaa> · Local/link: <...>
Participantes: <nome (papel)>, ...

## Pauta
1. <item>

## Decisões
| # | Decisão | Quem decidiu |
|---|---|---|
| D1 | <...> | <...> |

## Ações
| # | Ação | Responsável | Prazo |
|---|---|---|---|
| A1 | <...> | <...> | <dd/mm> |

## Riscos e pontos de atenção
- <...>

## Próxima reunião
<data, pauta prevista>

Termo de escopo

# Termo de escopo — Implantação Autoflow — Onda <n>
Cliente: <organização> · Versão: <1.0> · Data: <dd/mm/aaaa>

## 1. Objetivo
<Uma frase com o resultado esperado pelo patrocinador.>

## 2. Processos incluídos
| Processo | Variações incluídas | Unidades |
|---|---|---|
| <...> | <...> | <...> |

## 3. Fora do escopo
- <processos, variações, integrações que ficam para depois>

## 4. Indicadores e linha de base
| Indicador | Linha de base | Meta | Forma de medição |
|---|---|---|---|

## 5. Papéis
- Patrocinador: <nome, cargo>
- Dono do processo: <nome>
- Usuários-chave: <nomes por área>
- Administrador do cliente: <nome>
- Consultor: <nome>

## 6. Premissas
- Disponibilidade dos usuários-chave: <x horas/semana>
- Ambiente de homologação disponível em <data>
- Acesso a documentos, planilhas e sistemas atuais
- Validação jurídica das regras legais (setor público)

## 7. Cronograma
| Fase | Período | Entregável |
|---|---|---|

## 8. Critérios de aceite
- Cenários do roteiro de teste executados com sucesso
- Nenhum incidente aberto
- Treinamento realizado para os perfis <...>

## 9. Governança
- Reunião semanal: <dia/horário>
- Comitê: <periodicidade>
- Mudanças de escopo: registradas e aprovadas pelo patrocinador

Assinaturas: <patrocinador> · <consultor>

Roteiro de teste

# Roteiro de teste — <Processo> — versão do fluxo v<n>
Ambiente: homologação · Data: <dd/mm/aaaa>

| # | Cenário | Pré-condição | Passos | Executor (cargo) | Resultado esperado | Resultado obtido | Evidência |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Caminho feliz | <...> | <...> | <...> | Concluído em "<fim>" | | <print/nº processo> |
| 2 | Recusa na decisão <X> | | | | Fim "<...>" | | |
| 3 | Devolução para correção | | | | Volta ao iniciador e retorna a <etapa> | | |
| 4 | Documento recusado | | | | Só o recusado volta; nova versão | | |
| 5 | Prazo com feriado | | | | Data = <dd/mm> | | |
| 6 | Regra nos limites | valor = <limite> e <limite+0,01> | | | Linhas <n> e <m> | | |
| 7 | Visibilidade outra filial | | | | Não vê | | |
| 8 | Suspender/cancelar | | | | Ações bloqueadas; motivo auditado | | |

## Defeitos
| # | Descrição | Severidade (impeditivo/não) | Responsável | Prazo | Status |

Termo de aceite

# Termo de aceite — <Processo> — Onda <n>
Cliente: <organização> · Data: <dd/mm/aaaa>

Declaro que o processo <nome>, configurado no Autoflow na versão v<n> do fluxo,
foi testado conforme o roteiro de teste anexo, com os seguintes resultados:

- Cenários executados: <n> · Aprovados: <n>
- Pendências não impeditivas (com prazo):
  | # | Pendência | Responsável | Prazo |

Autorizo a entrada em produção (go-live) em <dd/mm/aaaa>.

<Nome do dono do processo> — <cargo>
<Nome do patrocinador> — <cargo> (quando aplicável)

Plano de comunicação

# Plano de comunicação — Go-live <Processo>

| Quando | O quê | Para quem | Canal | Quem envia |
|---|---|---|---|---|
| D-10 | Anúncio da mudança e do motivo | Todos os envolvidos | E-mail / reunião | Patrocinador |
| D-5 | Convites de acesso e agenda de treinamento | Usuários | E-mail do sistema | Admin do cliente |
| D-2 | Lembrete + passo a passo do primeiro acesso | Usuários | E-mail / intranet | Admin do cliente |
| D0 | "A partir de hoje" + canal de suporte + data de corte | Todos | E-mail / mensagem | Patrocinador |
| D+7 | Primeiros números e agradecimento | Todos | E-mail | Patrocinador |
| D+30 | Resultados vs. linha de base | Diretoria | Reunião | Consultor + dono |

## Texto-base do comunicado (D0)
Assunto: A partir de hoje, <processo> tramita pelo Autoflow

A partir de <data>, todos os novos casos de <processo> serão abertos e acompanhados
no Autoflow. Com isso, <benefício concreto: ex. "você saberá em que etapa está cada caso">.

O que você precisa fazer:
1. Aceitar o convite recebido por e-mail e criar sua senha.
2. Selecionar sua unidade (filial) no topo da tela.
3. Ativar as notificações em Meu perfil.

Casos iniciados antes de <data> terminam no modo atual.
Dúvidas: <canal de suporte, responsável>.

Documento de configuração

# Documento de configuração — <Cliente> — <Processo>
Versão do documento: <1.0> · Data: <dd/mm/aaaa> · Responsável: <nome>

## 1. Organização
- Grupo: <nome> · Segmento: <Sem segmento | Concessionária | Advocacia>
- Administrador(es) do grupo: <nomes>

## 2. Unidades
| Matriz | Filial | CNPJ | Observação |

## 3. Departamentos
| Nome | Uso (atribuição, validação) |

## 4. Cargos
| Chave | Nome | Nível | Escopo | Visibilidade | Permissões principais |

## 5. Calendário
| Data | Nome | Unidade | Repete todo ano |
Datas móveis ligadas: <Carnaval | Cinzas | Corpus Christi>

## 6. Bases de dados
| Chave | Campos | Unidade dona dos registros |

## 7. Documentos
- Tipos: | Chave | Rótulo | Formatos | Tamanho | Sensível |
- Requisitos: | Chave | Itens | Quem anexa | Validadores (ordem) | Prazo (h) | Máx. rodadas |

## 8. Formulários
| Chave | Versão | Etapa | Campos-chave (chave → uso) |

## 9. Regras de negócio
| Chave | Versão | Entradas | Saídas | Política |

## 10. Fluxo
- Chave: <CHAVE> · Versão: v<n> · Publicado em: <data>
| Etapa | Tipo | Responsável | Formulário | Prazo |
| Gateway | Condições | Fluxo padrão |
- Cartão: <campos>
- Métricas: <dimensões, medidas, período>
- Anexos permitidos: <tipos, modo, janela>

## 11. Integrações
| Nome | Processos permitidos | Webhook | Responsável técnico |

## 12. Histórico de versões
| Data | Versão do fluxo | Mudança | Aprovado por |

Checklists por fase

Resumo

• Os modelos cobrem todo o ciclo: entrevistas, atas, escopo, testes, aceite, comunicação e configuração.
• Copie, cole no editor do cliente e preencha os campos entre < >.
• Os checklists ficam salvos no navegador e podem ser copiados em Markdown.
• O documento de configuração é a memória do projeto: mantenha-o atualizado a cada nova versão.